Guichet unique : le guide 2023

Les comptes annuels doivent être déposés :

• par voie dématérialisée sur le Guichet Unique
• par voie postale ou au guichet du Greffe compétent pour l'envoi au Greffe. 

Nous pouvons déposer les comptes annuels par voie postale ou au guichet du Greffe compétent de la même façon que nous le faisions avant le Guichet Unique.

Le dépôt doit se faire à l’aide :

• d’actes originaux signés manuellement ou s’ils sont signés électroniquement, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal, datés et signés sous la certification.

Il a été demandé au législateur de légiférer afin d’obtenir la possibilité de déposer des actes signés électroniquement sans besoin de certification. 

Certains Greffes acceptent les dépôt des comptes annuels signés électroniquement et sans certifications mais ils sont très peu nombreux.

Lorsque vous avez saisi le numéro SIREN de la société, 2 modes de dépôt des comptes annuels vous sont proposés :

Nous vous conseillons de déposer les comptes annuels en mode expert, ce mode est réservé aux mandataires mais tout le monde peut l’utiliser.

C’est la méthode la plus simple et la plus efficace cependant il faut faire très attention de bien sélectionner le bon libellé de vos pièces à joindre qui doit coïncider avec la bonne pièce jointe sinon votre dépôt sera rejeté.

Pour réaliser le dépôt des comptes, il est obligatoire de signer la synthèse de saisie réalisée sur le Guichet Unique, en suivant le déroulé suivant : 

1. Télécharger la synthèse 
2. Ouvrir la synthèse qui est sous le format de fichier PDF dans Acrobat Reader 
3. Dans l'onglet Outils, choisir Certificats 
4. Cliquer sur "Signature électronique" et placer en fin de document l'encart (que vous devez créer à l’aide de votre souris) qui affichera la signature 
5. Saisir le code demandé par le logiciel de la clef utilisée 

OU 

Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste (Docaposte), vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt. Vous devrez synchroniser votre identité numérique créée sur Docaposte avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable. 

Attention : La solution Docaposte est normalement réservée aux entrepreneurs et non aux mandataires. En tant que mandataires si vous utilisez cette solution, elle doit rester une solution provisoire en attendant d’acquérir un autre outil de signature.

L’INPI développe une solution France Connect Pro qui ne sera pas disponible avant 2024 au minimum.

Legal2digital a réalisé un Tuto pratico-pratique si vous souhaitez plus de précisions : https://youtu.be/SJonJBEJGS8

• Sur Infogreffe jusqu’au 31 décembre 2023,

OU

• Par courrier postal ou au Guichet du Greffe jusqu’au 31 décembre 2023 en déposant des actes originaux (signés de façon manuscrite ou certifiés conformes). Nous attirons votre ATTENTION, par courrier ou au Guichet du Greffe : certains Greffes acceptent des dépôts d’actes signés électroniquement, il faut les contacter afin de leur demander s’ils acceptent les actes signés électroniquement.

Les dépôts d’actes sont de la compétence du Guichet Unique, le module de dépôts d’actes est toujours à l’étude auprès de l’INPI.

• Sur Infogreffe jusqu'au 31 décembre 2023

OU

• Par courrier postal ou au Guichet du Greffe jusqu'au 31 décembre 2023 en déposant des actes originaux (signés de façon manuscrite).

OU

• Depuis le 30 juin 2023, vous pouvez saisir des dossiers de modification de personnes morales sur le Guichet Unique et notamment des dossiers de modification de bénéficiaires effectifs.

Lors de l’immatriculation de LMNP, le numéro de sécurité social n’était plus obligatoire. Le 16 janvier 2023, l'INPI est revenu sur cette obligation qui doit à nouveau être saisie, sous peine de ne pas pouvoir réaliser la formalité d'immatriculation.

Non. Le Guichet Unique ne s’applique pas aux îles Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie ou en Polynésie française. Ces derniers doivent effectuer leurs formalités auprès des organismes compétents sur ces territoires, selon la réglementation en vigueur.

Une fois votre dossier payé, le tableau de bord ou historique de votre dossier doit se présenter de la façon suivante :

(si la pastille qui indique « en attente de validation par le TCO » n’est pas verte, votre dossier est sans doute coincée sur le site de l’INPI. Il faut alors contacter l’INPI qui vous indiquera si le dossier est bien parti. Si c’est le cas, vous devez alors écrire au Greffe afin d’expliquer que l’INPI vous a confirmé l’envoi du dossier et demander s’ils l’ont bien reçu)

Pour les immatriculations, la validation des demandes d’immatriculation se fait comme sur Infogreffe avec une signature électronique simple.  

Pour les autres formalités, la validation du dossier à l’aide d’un outil de signature qualifié.  
Vous pourrez trouver la liste des produits et services qualifiés pour vos formalités en cliquant sur ce lien :  

https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies/ 

Il n’y a pas de compte réservé aux mandataires. Il vous suffit de créer un compte utilisateur sur le site de l’INPI (la plateforme est ouverte via ce lien : http://procedures.inpi.fr/). Si plusieurs collaborateurs utilisent votre compte Guichet Unique, il vous suffit de créer votre compte et de sélectionner l’option “compte administrateur” puis vos collaborateurs devront demander le rattachement en qualité de collaborateur. Vous avez un tuto sur le site de l’INPI : https://procedures.inpi.fr/?/help). Vous pourrez visualiser les formalités de vos collaborateurs en vous rendant dans la gestion des accès de votre compte. En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter la visualisation des comptes collaborateurs. 

Pour les formalités à déposer, le process est le même que pour Infogreffe, vous devez disposer d’un pouvoir de votre client et déposer les mêmes actes qu’avant la mise en place du guichet unique.  

Il est impossible de contacter un valideur avant le dépôt des formalités sur le Guichet Unique. C’est seulement une fois votre dossier est transmis par le Guichet Unique à un valideur que vous pourrez joindre un valideur. 

Le rejet n’est pas réalisé par le Guichet Unique mais par l’un des valideurs (Greffe, CMA ou MSA). La lettre de rejet remonte du valideur via le Guichet Unique. Vous complétez le dossier rejeté sur le Guichet Unique. 

Dans sa FAQ, le Guichet unique indique qu’il n’est pas compétent pour immatriculer une Fiducie (Forme juridique Indivision avec personne morale). Or, nous avons réussi à immatriculer une Fiducie sur le Guichet unique. Question à suivre... 

Le Guichet unique a omis des journaux d’annonces légales dans la liste qu’elle propose lors des immatriculations. Le Guichet unique travaille à compléter cette liste.

En attendant : Pas besoin d’annuler votre annonce.
Vous pouvez cliquez sur "AUTRE" dans le cadre "Journal de Publication" (dans la section "Publication Légale" sur le Guichet unique) et indiquer le nom du journal.

Pour gérer votre compte client de paiement INPI, connectez-vous à cette adresse :

https://compte-client.inpi.fr/ExtranetCCL/login.jsp;EXTRANETID=6D98F4E755DBA92BECED9E765C6AA1E8

Normalement, vous avez du recevoir ce lien  ainsi que votre code d'accès avec le courrier que l'INPI vous a communiqué suite à votre inscription.

Pour immatriculer un LMNP sur le GU, il faut immatriculer un entrepreneur individuel et indiquer en activité Loueur en Meublé Non Professionnel.

Puis, sélectionnez la catégorisation suivante :

Depuis la mi-mai, nous pouvons réaliser des modifications relatives aux personnes physiques (entreprises individuelles, LMNP, micro-entrepreneurs…).

Il vous suffit d’entrer dans la partie « Mes démarches sur le Guichet Unique » et de saisir le numéro SIREN.

Attention, pour certaines adjonctions d’activités de natures différentes qui nécessitent la validation du Greffe (exemple : une EI libérale veut ajouter une activité commerciale), le déclarant se heurte à une interprétation différente entre l’INPI et le valideur.

Le Greffe considère qu’il s’agit d’une immatriculation et l’INPI qu’il s’agit une modification et le dossier n’est pas validé. Le sujet est à ce jour (juillet 2023) en discussion et non résolu.

Depuis le 30 juin 2023, vous pouvez effectuer vos formalités de modification des personnes morales via le Guichet Unique.

Il vous suffit d’entrer dans la partie « Mes démarches sur le Guichet Unique » et de saisir le numéro SIREN.

Lorsque vous réalisez une formalité modificative, vous allez en même temps mettre à jour les données RNE de la société concernée par la modification.

Cependant, nous attendons un décret en Conseil d’Etat qui doit paraître en septembre 2023 qui va re définir la méthode de mise à jour du RNE et donner des définitions précises qui vont distinguer la mise à jour des données du RNE et la modification du RCS. Aussi, la saisie d’un dossier de formalité risque de changer d’ici septembre 2023.

Pour le moment, lorsque vous devez réaliser une modification, vous êtes dans l’obligation de mettre à jour les données de la société qui ne sont pas/mal remontées dans le Registre National des Entreprises.

Soit vous écrivez à l’adresse suivante : siren@inpi.fr

Soit vous vous rendez sur le site data INPI, vous entrez le numéro SIREN, une fois sur l’extrait RNE de la société, à la fin de l’extrait vous trouverez les mentions qui vous permettrons de demander la modification :

Soit à l’occasion du dépôt d’un dossier de modification de ladite Société sur le Guichet Unique, il vous sera demandé de mettre à jour les données RNE faute de quoi vous ne pourrez pas valider votre dossier de modification.

Instauré par la loi PACTE de 2019 et créé par l’ordonnance du 15 septembre 2021, le Registre national des entreprises (RNE) regroupe depuis le 1^er janvier 2023 les informations relatives à toutes des entreprises ( qu’elles que soient leur activité : commerciale, artisanale, libérale et agricole) situées sur le territoire français qui figuraient jusqu’alors sur plusieurs registres, savoir, au Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS), au répertoire des Métiers (RM), au Registre des Actifs Agricoles (RAA) ainsi qu’au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).

Du fait de la création du RNE, le RM et le RAA ont été supprimés au 1^er janvier 2023.

Le Guichet Unique alimente le RNE.

Le Guichet Unique a été mis en place afin de recueillir tous les dossiers de demande d’immatriculation, de modification ou de cessation d’activité des entreprises. Les dossiers sont transmis à l’INSEE puis aux valideurs (Greffes, CMA, MSA). Les valideurs traitent et valident les dossiers puis l’information de la validation est retransmise au Guichet Unique qui va alors alimenter le RNE. Le Guichet Unique informe ensuite à nouveau l’INSEE ainsi que les différents organismes sociaux.

Non, 250 formes juridiques ont été omises (SPL, SICAV etc..)  ou incluses dans d’autres formes comme les « Autres sociétés civiles ». Ces formes juridiques vont être déployées sur le Guichet au cours de la dernière semaine de juillet.

Vous verrez donc bientôt apparaître les SC, SCEV, SCM…

Rappel: depuis le décret du 17 octobre 2023, toute première modification réalisée sur le guichet unique doit passer par une complétion et une correction des données du RNE (vous pouvez dire à ce sujet ce qu’est une compétition, correction)

Pour le moment, il est encore possible de faire une mise à jour RNE (qui ne met pas à jour le RNE en réalité !!!) en passant directement en mode " modifier" cependant cela ne sera bientôt plus possible. Vous devrez alors pour votre 1ère formalité de modification, réaliser une complétion puis une correction préalable des données RNE avant de réaliser votre formalité de modification.

Depuis le 30 juin 2023, vous pouvez réaliser des formalités relatives aux personnes morales. Parallèlement, le plan de secours du Guichet Unique reste actif jusqu’au 31 décembre 2023. Vous pourrez notamment poursuivre la réalisation de vos formalités de modification via Infogreffe.

Le plan de secours a été prorogé afin de nous permettre de saisir nos dossiers de modifications sur le Guichet Unique tout en ayant une solution de secours en cas de blocage du Guichet.

Attention : lorsque vous saisirez votre dossier de modification, vous devrez mettre à jour les données qui doivent figurer au Registre National des Entreprises. Vous devrez faire la différence entre la/les modification(s) que vous devez réaliser et la mise à jour des données RNE.

A titre d’exemple, si vous souhaitez déposer un dossier d’augmentation de capital, il faudra bien évidemment cocher OUI face à la phrase « je souhaite indiquer une modification liée au capital de l’entreprise ». Puis, votre devrez compléter tous les champs proposés par le Guichet Unique sans quoi votre formalité de modification ne pourra pas être validée. Les champs proposés seront pré remplis ou non et seront relatifs à la mise à jour des données RNE. Vous devrez notamment compléter les informations relatives aux dirigeants (leur fonction, genre, nationalité, lieu de naissance etc…), l’adresse du siège et des établissements, la catégorisation, les bénéficiaires effectifs.

Si vous cocher OUI, vous effectuerez une modification RCS.

Si vous cochez NON, vous effectuez une mise à jour des données RNE sans demande de modification du RCS.

1- La possibilité de supprimer un document suite à un rejet du Greffe avec demande de justification de la suppression

2-l’ajout d’une nouvelle pièce suite à un rejet du Greffe, il y a 2 modes d’ajout possible :

• Soit la possibilité de glisser ou sélectionner une pièce

• Soit cliquer à côté de la pièce supprimer au niveau de l’icône suivante :

Vous trouverez ci-après l'attestation employeur que vous pourrez communiquer et intégrer dans cette même et unique attestation, tous le noms de vos formalistes.
Attention, ce document vous est délivré à titre indicatif et doit être complété avec les informations relatives à la société mandataire.

ATTESTATION EMPLOYEUR

Je soussigné +++,

Agissant en ma qualité de représentant légal de la société ++++, société par actions simplifiée dont le siège social est situé à +++, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de +++ sous le numéro d’identification ++++, (ci-après, désignée « la Société »),

Atteste par la présente que Mesdames/Messieurs

-

-

-

Sont titulaires d’un contrat de travail qui les lient respectivement à notre Société, et ce, en qualité de (au choix formalistes/assistantes formalistes/juriste/avocat),

Sont habilitées à réaliser toute formalité d’immatriculation, de modification, de cessation d’activité, de dépôt d’actes, de dépôts de comptes annuels auprès de tous Registres de Commerce et des Sociétés soit auprès du Guichet Unique tenu par l’INPI, auprès de tous les Greffes des Tribunaux de Commerce et tous les Greffes de Tribunaux d’Instance de France au nom et pour le compte de la Société,

Pour valoir ce que de droit auprès de tout Greffe du Tribunal de Commerce ou Tribunal d’Instance,

Fait à +++

Le ++++

Identité

Signature

Nous avons utilisé, auprès de nombreux Greffes, cette attestation après reproduction sur papier entête.

Les nomenclatures peuvent être téléchargées grâce au lien ci-dessous :

https://www.inpi.fr/services-aux-mandataires

A titre indicatif, voici les mentions que nous insérons dans notre pouvoir afin de réaliser une telle formalité :

Donne par les présentes pouvoir au Cabinet XXX, de pour moi et en mon nom faire auprès de l’INPI toute formalité de mise à jour des données du Registre National des Entreprises via le Guichet Unique notamment par voie de complétion et/ou correction concernant ladite Société,

Le décret n° 2023-955 du 17 octobre dernier, paru le 19 octobre 2023, relatif au Registre National des Entreprises (ou RNE) et à certaines formalités qui leur sont applicables, réalise une distinction entre la mise à jour RNE et les formalités de modifications.

La mise à jour du RNE était déjà rendue obligatoire pour la réalisation des formalités de modifications et de cessations d’entreprises au motif que le Guichet Unique alimente mais aussi s’adosse au RNE. Un RNE incomplet signifie l’impossibilité pour le Guichet Unique de mettre en œuvre son rôle de simplification des formalités administratives et d’alimenter lui-même le RNE.

Ledit décret vient préciser la distinction entre mise à jour du RNE et formalités de modifications. A ce titre, la mise à jour RNE devient une formalité (en 2 étapes ou 2 formalités) à part entière et préalable à toute première modification à réaliser sur le Guichet Unique.

Cette formalité de mise à jour RNE devra être réalisée sur le Guichet Unique une fois pour toute société/entreprise avant de pouvoir réaliser des formalités de modifications, et ce, en suivant la procédure suivante :

ETAPE 1 : Formalité de complétion du RNE

• Formalité non soumise à un paiement
• Ajout de données inexistantes/absentes (exemple : nom de domaine…),
• Signature avancée de la synthèse via un certificat qualifié (comme les comptes annuels, les cessations, les dépôts d’actes etc…),
• Joindre un pouvoir qui permet de réaliser des formalités de mise à jour du RNE auprès de l’INPI,
• Cette formalité est validée immédiate de la complétion.

ETAPE 2 : Formalité de correction du RNE

• Formalité non soumise à un paiement
• Mise à jour de données existantes mais erronées sur le Guichet Unique,
• Au choix du déclarant de pouvoir ou non mettre à jour les BE (cette possibilité a été créée pour les déclarants qui ne disposent pas des infos sur les BE),
• Signature avancée de la synthèse,
• Joindre un pouvoir qui permet de réaliser des formalités de mise à jour du RNE auprès de l’INPI,
• Joindre une copie du K bis de la société dont vous réalisez la mise à jour,
• Joindre la copie de l’avis INSEE,
• Le justificatif des BE si on a décidé de réaliser la mise à jour des BE,
• Cette formalité est soumise à validation de l’INPI sans délai prévu par le décret.

ETAPE 3 : Réalisation de votre formalité de modification

Formalités soumises au frais greffes/CMA habituels

Si elle est bien installée sur votre poste, vous devez ouvrir la synthèse (pdf) via Acrobat Reader, et signer en suivant les étapes :

• Insérez votre clef USB (ex : Certigreffe, REAL, RPVA) sur votre ordinateur (et non pas en réseau)
• Téléchargez la synthèse PDF
• Ouvrez ce fichier PDF dans Acrobat Reader (pas besoin d’avoir la version Pro, la version gratuite fonctionne)
• Dans l'onglet Outils, choisir Certificats
  

• Cliquez sur "Signature électronique" et placez en fin de document l'encart qui affichera la signature

• Saisissez le code demandé par le logiciel de la clef

Vous trouverez, ci-dessous, les mentions à indiquer afin d’éviter un rejet INPI lors de la phase correction :

Je soussigné +++

Agissant en qualité de président de la société +++,

Donne par les présentes pouvoir à la société +++, sise, ++++, de pour moi et en mon nom faire auprès de l’INPI toute formalité de mise à jour des données du Registre National des Entreprises notamment par voie de complétion et/ou correction via le GU concernant ladite Société,

En conséquence, faire toutes déclarations et démarches, produire toutes pièces justificatives, effectuer tout dépôt de pièces, signer tous documents, requêtes et documents utiles, élire domicile, substituer en totalité ou en partie, et en général faire tout ce qui sera nécessaire.

L'exécution de ce mandat vaudra décharge au mandataire.