Depuis le 1er janvier 2023, la tenue de vos formalités passe par la plateforme « Guichet unique » développée par l’INPI. Son utilisation pose de nombreuses questions et c’est pourquoi, pour vous accompagner au mieux en ce début d’année 2023, nous avons mis en place un livre blanc, des webinaires et cette FAQ pour vous aider à y voir plus clair et vous permettre de gérer aux mieux toutes vos formalités à travers le Guichet unique des formalités d’entreprise.
Le Guichet Unique va déployer progressivement toutes les modifications juridiques d’entreprises. Les 1ères modifications qui y seront disponibles seront les dissolution/ radiation (elles sont ouvertes à ce jour sur le GU cependant on ne peut pas aller à l’ajout des formalités).
Afin de réaliser vos formalités de modifications, il faut vous rendre sur le Guichet Entreprises qui est la solution transitoire du Guichet Unique. Une fois que vous êtes inscrit·e avec votre adresse email professionnelle (il vous faut vous inscrire sur ce site même si vous avez déjà un compte sur le Guichet Unique), vous devez vous rendre sur l’onglet « Démarches en ligne ». Vous accéderez à la liste des formalités de modifications :
Le 28 décembre 2022, un arrêté ministériel est paru. Il est venu instaurer une procédure de secours en cas d’indisponibilité de certaines formalités sur les 2 guichets. Cette procédure prévoit qu'un collège stratégique décide quelles formalités pourront être réalisées par une autre voie que les 2 guichets s’ils dysfonctionnaient pour certaines formalités. Il est, en effet, prévu que ces formalités irréalisables puissent être envoyées par voie papier directement par courrier aux Ex CFE compétents (compétences étant celle que les CFE avait avant l’arrivée du Guichet Unique et que l’on retrouve, ci-dessous, résumée dans l’arrêté paru le 28.12.2022)
Cette procédure de secours a été mise en œuvre en 3 temps :
Pour en savoir plus et de manière bien plus complète, téléchargez gratuitement notre livre blanc et référez vous à la partie 4 de ce dernier.
La dernière Mise à Jour du Livre Blanc Legal2digital sur le Guichet Unique a été effectuée le 03.03.2023
Les comptes annuels devront obligatoirement être déposés sur le Guichet Unique OU au Greffe par envoi postal exclusivement (pour l’envoi au Greffe : le dépôt doit se faire à l’aide d’originaux signés manuellement ou s’ils sont signés électroniquement, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal, daté et signé). Il a été demandé au législateur de légiférer afin d’obtenir la possibilité de déposer de déposer des actes signés électroniquement sans besoin de certification.
Pour réaliser le dépôt des comptes, il est obligatoire de signer la synthèse Guichet unique, en suivant le déroulé suivant :
OU
Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste, vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt. Vous devrez synchroniser votre identité avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Puis, vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable.
Il vous incombe de tester la solution de validation des actes qui vous convient le mieux en tant que mandataire (France Connect Plus+ Doca Poste ou votre clef de validation)
Attention : Les dépôts des comptes qui sont restés en brouillons, car réalisés avant le 5 janvier, devront être réalisés à nouveau car ils resteront en brouillon.
OU
Il se pourrait qu’un formulaire soit demandé par le Greffe pour le dépôt de cette formalité. Cette information émise par les Greffes n’est pas encore confirmée.
OU
Certains d’entre vous ont peut-être déjà reçu un extrait Kbis suite au dépôt d’une demande d’immatriculation via le Guichet Unique. En effet, certains Greffes ont décidé d’utiliser le canal du Guichet unique afin de retourner les Kbis en version PDF. Il s’agit de décision individuelle. Pour le moment, nous ne savons pas encore si cet envoi PDF sera reproduit par tous les Greffes de France. A terme (mais lequel ?), nous le savons, tous les Greffes de France l’enverront par PDF, mais pour le moment les Greffiers semblent avoir le choix du mode d’acheminement (courrier postal (La Loi) ou PDF via le Guichet unique (leur choix).
Lors de l’immatriculation de LMNP, le numéro de sécurité social n’était plus obligatoire. Le 16 janvier 2023, l'INPI est revenu sur cette obligation qui doit à nouveau être saisie, sous peine de ne pas pouvoir réaliser la formalité d'immatriculation.
Non. Le Guichet Unique ne s’applique pas aux îles Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie ou en Polynésie française. Ces derniers doivent effectuer leurs formalités auprès des organismes compétents sur ces territoires, selon la réglementation en vigueur.
Il n’y a pas de tableau de bord de suivi des dossiers sur le Guichet entreprises. Une fois le dossier de formalité saisi, les pièces ajoutées, et le paiement effectué, vous verrez la jauge du dossier passer à 100%, ce qui signifie qu’il est totalement complété et normalement envoyé au Greffe. Lorsque vous avez payé, vous recevez un justificatif de paiement des frais Greffe par email. En l'absence de tableau de bord, on ne sait pas si les valideurs comme le Greffe ont bien reçu le dossier. Il faut donc les contacter si vous souhaitez vérifier que votre dossier leur a bien été transmis. De plus, la règle de ce Guichet est l’envoi papier des rejets, K bis et factures. Certains Greffes ont cependant décidé de le faire par email.
Faites attention de bien retourner dans votre dossier afin de vérifier s’il a bien été validé après paiement.
Vérifiez tout d'abord la saisie de votre dossier :
Vous devez indiquer dans les observations que la société est sans activité. Vous avez un moyen de vérifier qu’il part bien au Greffe avant de payer le dossier. Vous le voyez au niveau du tableau de bord sur le côté gauche de votre dossier en cours de saisie.
Vous validez le dossier après le dépôt des pièces jointes, cela ne valide pas le dossier définitivement mais vous voyez bien dans le tableau de bord que cela part au TCO= Tribunal de Commerce dans la partie floutée.
Pour les immatriculations, la validation des demandes d’immatriculation se fait comme sur Infogreffe avec une signature électronique simple.
Pour les autres formalités, la validation du dossier à l’aide d’un outil de signature qualifié.
Vous pourrez trouver la liste des produits et services qualifiés pour vos formalités en cliquant sur ce lien :
https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies/
Il n’y a pas de compte réservé aux mandataires. Il vous suffit de créer un compte utilisateur sur le site de l’INPI (la plateforme est ouverte via ce lien : http://procedures.inpi.fr/). Si plusieurs collaborateurs utilisent votre compte Guichet Unique, il vous suffit de créer votre compte et de sélectionner l’option “compte administrateur” puis vos collaborateurs devront demander le rattachement en qualité de collaborateur. Vous avez un tuto sur le site de l’INPI : https://procedures.inpi.fr/?/help). Vous pourrez visualiser les formalités de vos collaborateurs en vous rendant dans la gestion des accès de votre compte. En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter la visualisation des comptes collaborateurs.
Pour les formalités à déposer, le process est le même que pour Infogreffe, vous devez disposer d’un pouvoir de votre client et déposer les mêmes actes qu’avant la mise en place du guichet unique.
Il est impossible de contacter un valideur avant le dépôt des formalités sur le Guichet Unique. C’est seulement une fois votre dossier est transmis par le Guichet Unique à un valideur que vous pourrez joindre un valideur.
Le rejet n’est pas réalisé par le Guichet Unique mais par l’un des valideurs (Greffe, CMA ou MSA). La lettre de rejet remonte du valideur via le Guichet Unique. Vous complétez le dossier rejeté sur le Guichet Unique.
Dans sa FAQ, le Guichet unique indique qu’il n’est pas compétent pour immatriculer une Fiducie (Forme juridique Indivision avec personne morale). Or, nous avons réussi à immatriculer une Fiducie sur le Guichet unique. Question à suivre...
Le Guichet unique a omis des journaux d’annonces légales dans la liste qu’elle propose lors des immatriculations. Le Guichet unique travaille à compléter cette liste.
En attendant : Pas besoin d’annuler votre annonce.
Vous pouvez cliquez sur "AUTRE" dans le cadre "Journal de Publication" (dans la section "Publication Légale" sur le Guichet unique) et indiquer le nom du journal.
Pour gérer votre compte client de paiement INPI, connectez-vous à cette adresse :
https://compte-client.inpi.fr/ExtranetCCL/login.jsp;EXTRANETID=6D98F4E755DBA92BECED9E765C6AA1E8
Normalement, vous avez du recevoir ce lien ainsi que votre code d'accès avec le courrier que l'INPI vous a communiqué suite à votre inscription.
Pour dissoudre une SNC, il faut vous rendre au même endroit que n'importe quelle modification de société sur le site du Guichet Entreprises.
Rendez-vous sur "Je modifie ma société".
Voici les étapes en images :
Certains CFE ont effectivement demandé à ce que les formalités leur soient payées. Mais depuis l'arrêté du 17 février (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000047190513) - qui vient ajouter des précisions à celui du 23 décembre 2022) les choses sont plus claires. Voici ce que dit l'arrêté en question :
Le point IV de cet arrêté stipule bien que « La réception, le retraitement et la transmission du dossier complet sont réalisés sans frais. »
Si un CFE vous demande de payer une quelconque formalité, répondez lui en faisant référence à ce passage.
Pour immatriculer un LMNP sur le GU, il faut immatriculer un entrepreneur individuel et indiquer en activité Loueur en Meublé Non Professionnel.
Puis, sélectionnez la catégorisation suivante :
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