Guichet unique : le guide 2023

Les comptes annuels doivent être déposés :

• sur le Guichet Unique par voie dématérialisée sur le site de l’INPI,
• auprès du  Greffe compétent : par voie postale ou au Guichet.

Nous pouvons déposer les comptes annuels par voie postale ou au guichet du Greffe compétent de la même façon que nous le faisions avant le Guichet Unique.

Le dépôt doit se faire à l’aide :

• d’actes originaux signés manuellement ou s’ils sont signés électroniquement, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal, datés et signés sous la certification.

Il a été demandé au législateur de légiférer afin d’obtenir la possibilité de déposer des actes signés électroniquement sans besoin de certification. 

Certains Greffes acceptent les dépôt des comptes annuels signés électroniquement et sans certifications mais ils sont très peu nombreux.

Dès que vos êtes entré dans votre compte ouvert sur le Guichet Unique, cliquez sur « Déposer des comptes annuels ».

Puis saisissez le SIREN de la société :

Enfin, cliquez sur le bouton« Déposer des comptes annuels » :

Pour réaliser le dépôt des comptes, il est obligatoire de signer la synthèse de saisie réalisée sur le Guichet Unique, en suivant le déroulé suivant : 

1. Télécharger la synthèse 
2. Ouvrir la synthèse qui est sous le format de fichier PDF dans Acrobat Reader 
3. Dans l'onglet Outils, choisir Certificats 
4. Cliquer sur "Signature électronique" et placer en fin de document l'encart (que vous devez créer à l’aide de votre souris) qui affichera la signature 
5. Saisir le code demandé par le logiciel de la clef utilisée 

OU 

Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste (Docaposte), vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt. Vous devrez synchroniser votre identité numérique créée sur Docaposte avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable. 

Attention : La solution Docaposte est normalement réservée aux entrepreneurs et non aux mandataires. En tant que mandataires si vous utilisez cette solution, elle doit rester une solution provisoire en attendant d’acquérir un autre outil de signature.

L’INPI développe une solution France Connect Pro qui ne sera pas disponible avant 2024 au minimum.

Legal2digital a réalisé un Tuto pratico-pratique si vous souhaitez plus de précisions : https://youtu.be/SJonJBEJGS8

• Sur le Guichet Unique,

OU

• Sur Infogreffe en passant par le Guichet Unique via le lien « procédure alternative », en cas de dysfonctionnement du Guichet Unique (soit l’impossibilité de réaliser votre formalité sur le GU sans avoir besoin de justifier de la nature de l’impossibilité), et ce, dans le cadre du plan de continuation du Guichet Unique en vigueur jusqu’au 31 décembre 2024.

La procédure alternative est accessible dans la saisie du dossier, voir la capture d’écran ci-dessous :

• Sur le Guichet Unique,

• Sur Infogreffe en passant par le Guichet Unique via le lien « procédure alternative », en cas de dysfonctionnement du Guichet Unique (soit l’impossibilité de réaliser votre formalité sur le GU sans avoir besoin de justifier de la nature de l’impossibilité), et ce, dans le cadre du plan de continuation du Guichet Unique en vigueur jusqu’au 31 décembre 2024.

La procédure alternative est accessible dans la saisie du dossier, voir la capture d’écran ci-dessous :

Non. Le Guichet Unique ne s’applique pas aux îles Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie ou en Polynésie française. Ces derniers doivent effectuer leurs formalités auprès des organismes compétents sur ces territoires, selon la réglementation en vigueur.

Une fois votre dossier payé, vous pouvez suivre l’évolution de traitement de votre dossier sur le tableau de bord du dossier.

Dans un 1^er temps, votre dossier est validé par l’INSEE puis il est transmis au valideur compétent.

Comment savoir si votre dossier est arrivé au Greffe ? Cela dépend du message indiqué sur le tableau de bord, savoir :

« En attente de confirmation de réception par TCO » : le dossier est arrivé au niveau du groupement informatique du Greffe compétent et va bientôt être transmis au Greffe afin d’être validé,

« En attente de validation par le TCO » : le dossier est arrivé au Greffe.

Attention s’il n’y a pas de point vert au niveau du message « en attente de validation par le TCO », il faut se méfier car votre dossier peut être bloqué. Il faut alors écrire à l’INPI (à l’adresse de contact  ou par INPI direct) qui informera le Greffe de ce blocage.

Pour les immatriculations, la validation des demandes d’immatriculation se fait comme sur Infogreffe avec une signature électronique simple.  

Pour les autres formalités, la validation du dossier à l’aide d’un outil de signature qualifié.  
Vous pourrez trouver la liste des produits et services qualifiés pour vos formalités en cliquant sur ce lien :  

https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies/ 

Il n’y a pas de compte réservé aux mandataires. Il vous suffit de créer un compte utilisateur sur le site de l’INPI (la plateforme est ouverte via ce lien : http://procedures.inpi.fr/). Si plusieurs collaborateurs utilisent votre compte Guichet Unique, il vous suffit de créer votre compte et de sélectionner l’option “compte administrateur” puis vos collaborateurs devront demander le rattachement en qualité de collaborateur. Vous avez un tuto sur le site de l’INPI : https://procedures.inpi.fr/?/help). Vous pourrez visualiser les formalités de vos collaborateurs en vous rendant dans la gestion des accès de votre compte. En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter la visualisation des comptes collaborateurs. 

Pour les formalités à déposer, le process est le même que pour Infogreffe, vous devez disposer d’un pouvoir de votre client et déposer les mêmes actes qu’avant la mise en place du guichet unique.  

Il est impossible de contacter un valideur avant le dépôt des formalités sur le Guichet Unique. C’est seulement une fois que votre dossier est transmis par le Guichet Unique à un valideur que vous pourrez joindre un valideur. 

Le guichet unique parle de régularisation et le Greffe de rejet.
Il s’agit d’une demande de modification/suppression de votre saisie ou de pièce(s) jointe(s) qui peut être réalisée par :

• l’INSEE (qui porte en général sur les adresses ou l’identité des personnes) auquel il n’est possible de répondre sur le Guichet que dans le champ de saisie « observations » de votre dossier,
• un valideur : un Greffe la CMA ou la MSA auquel il faut répondre sur le Guichet Unique en partant de votre dossier,
• un destinataire : les impôts etc..

Parallèlement, vous pouvez toujours contacter les valideurs comme vous le faisiez avant la naissance du  Guichet Unique (par tél ou email).

Dans sa FAQ, le Guichet unique indique qu’il n’est pas compétent pour immatriculer une Fiducie (Forme juridique Indivision avec personne morale). Or, nous avons réussi à immatriculer une Fiducie sur le Guichet unique. Question à suivre... 

Le Guichet unique a omis des journaux d’annonces légales dans la liste qu’elle propose lors des immatriculations. Le Guichet unique travaille à compléter cette liste.

En attendant : Pas besoin d’annuler votre annonce.
Vous pouvez cliquez sur "AUTRE" dans le cadre "Journal de Publication" (dans la section "Publication Légale" sur le Guichet unique) et indiquer le nom du journal.

Pour gérer votre compte client de paiement INPI, connectez-vous à cette adresse :

https://compte-client.inpi.fr/ExtranetCCL/login.jsp;EXTRANETID=6D98F4E755DBA92BECED9E765C6AA1E8

Normalement, vous avez dû recevoir ce lien  ainsi que votre code d'accès avec le courrier que l'INPI vous a communiqué suite à votre inscription.

Pour immatriculer un LMNP sur le GU, il faut immatriculer un entrepreneur individuel et indiquer en activité Loueur en Meublé Non Professionnel.

Puis, sélectionnez la catégorisation suivante :

Vous devez déposer votre formalité :

• Sur le Guichet Unique,

OU

Dans le cadre du plan de continuation c’est-à-dire en cas de dysfonctionnement (impossibilité de réaliser la formalité sur le GU) :

• Pour les EI libérales et assimilées : vous pouvez réaliser votre formalité directement sur le site du CFE de l’URSSAF, et ce, jusqu’au 31 décembre 2024.
• Pour les autres activités (artisanales, agricoles, immatriculées au RCS) malheureusement, le plan de continuation ne prévoit pas de solution de secours. La procédure de continuation prévoit uniquement la possibilité d’obtenir un récépissé indiquant qu’il est impossible de réaliser la formalité et qu’aucune conséquence fiscale ou sociale ne sera encourue pour l’EI).

Remarque : à ce jour, Infogreffe devrait être fermé pour ce type de formalité mais depuis le 1^er janvier 2024, on ne peut que constater qu’Infogreffe est ouvert aux formalité relatives à un grand nombre d’EI ce qui n’est pas prévu dans le plan de continuation.

• Sur le Guichet Unique,

OU

• Sur Infogreffe en passant par le Guichet Unique via le lien « procédure alternative », en cas de dysfonctionnement du Guichet Unique (soit l’impossibilité de réaliser votre formalité sur le GU sans avoir besoin de justifier de la nature de l’impossibilité), et ce, dans le cadre du plan de continuation du Guichet Unique en vigueur jusqu’au 31 décembre 2024.

La procédure alternative est accessible dans la saisie du dossier, voir la capture d’écran ci-dessous :

Soit vous écrivez à l’adresse suivante : siren@inpi.fr

Soit vous vous rendez sur le site data INPI, vous entrez le numéro SIREN, une fois sur l’extrait RNE de la société, à la fin de l’extrait vous trouverez les mentions qui vous permettrons de demander la modification :

Soit à l’occasion du dépôt d’un dossier de modification de ladite Société sur le Guichet Unique, il vous sera demandé de mettre à jour les données RNE faute de quoi vous ne pourrez pas valider votre dossier de modification.

Instauré par la loi PACTE de 2019 et créé par l’ordonnance du 15 septembre 2021, le Registre national des entreprises (RNE) regroupe depuis le 1^er janvier 2023 les informations relatives à toutes des entreprises ( qu’elles que soient leur activité : commerciale, artisanale, libérale et agricole) situées sur le territoire français qui figuraient jusqu’alors sur plusieurs registres, savoir, au Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS), au répertoire des Métiers (RM), au Registre des Actifs Agricoles (RAA) ainsi qu’au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).

Du fait de la création du RNE, le RM et le RAA ont été supprimés au 1^er janvier 2023.

Le Guichet Unique alimente le RNE.

Le Guichet Unique a été mis en place afin de recueillir tous les dossiers de demande d’immatriculation, de modification ou de cessation d’activité des entreprises. Les dossiers sont transmis à l’INSEE puis aux valideurs (Greffes, CMA, MSA). Les valideurs traitent et valident les dossiers puis l’information de la validation est retransmise au Guichet Unique qui va alors alimenter le RNE. Le Guichet Unique informe ensuite à nouveau l’INSEE ainsi que les différents organismes sociaux.

Non, 250 formes juridiques ont été omises (SPL, SICAV etc..)  ou incluses dans d’autres formes comme les « Autres sociétés civiles ». Ces formes juridiques vont être déployées sur le Guichet au cours de la dernière semaine de juillet.

Vous verrez donc bientôt apparaître les SC, SCEV, SCM…

Rappel: depuis le décret du 17 octobre 2023, toute première modification réalisée sur le guichet unique doit passer par une complétion et une correction des données du RNE (vous pouvez dire à ce sujet ce qu’est une compétition, correction)

Pour le moment, il est encore possible de faire une mise à jour RNE (qui ne met pas à jour le RNE en réalité !!!) en passant directement en mode " modifier" cependant cela ne sera bientôt plus possible. Vous devrez alors pour votre 1ère formalité de modification, réaliser une complétion puis une correction préalable des données RNE avant de réaliser votre formalité de modification.

Depuis le 30 juin 2023, vous pouvez réaliser des formalités relatives aux personnes morales. Parallèlement, le plan de secours du Guichet Unique reste actif jusqu’au 31 décembre 2023. Vous pourrez notamment poursuivre la réalisation de vos formalités de modification via Infogreffe.

Le plan de secours a été prorogé afin de nous permettre de saisir nos dossiers de modifications sur le Guichet Unique tout en ayant une solution de secours en cas de blocage du Guichet.

Attention : lorsque vous saisirez votre dossier de modification, vous devrez mettre à jour les données qui doivent figurer au Registre National des Entreprises. Vous devrez faire la différence entre la/les modification(s) que vous devez réaliser et la mise à jour des données RNE.

A titre d’exemple, si vous souhaitez déposer un dossier d’augmentation de capital, il faudra bien évidemment cocher OUI face à la phrase « je souhaite indiquer une modification liée au capital de l’entreprise ». Puis, votre devrez compléter tous les champs proposés par le Guichet Unique sans quoi votre formalité de modification ne pourra pas être validée. Les champs proposés seront pré remplis ou non et seront relatifs à la mise à jour des données RNE. Vous devrez notamment compléter les informations relatives aux dirigeants (leur fonction, genre, nationalité, lieu de naissance etc…), l’adresse du siège et des établissements, la catégorisation, les bénéficiaires effectifs.

Si vous cocher OUI, vous effectuerez une modification RCS.

Si vous cochez NON, vous effectuez une mise à jour des données RNE sans demande de modification du RCS.

1- La possibilité de supprimer un document suite à un rejet du Greffe avec demande de justification de la suppression

2-l’ajout d’une nouvelle pièce suite à un rejet du Greffe, il y a 2 modes d’ajout possible :

• Soit la possibilité de glisser ou sélectionner une pièce

• Soit cliquer à côté de la pièce supprimer au niveau de l’icône suivante :

Vous trouverez ci-après l'attestation employeur que vous pourrez communiquer et intégrer dans cette même et unique attestation, tous le noms de vos formalistes.
Attention, ce document vous est délivré à titre indicatif et doit être complété avec les informations relatives à la société mandataire.

ATTESTATION EMPLOYEUR

Je soussigné +++,

Agissant en ma qualité de représentant légal de la société ++++, société par actions simplifiée dont le siège social est situé à +++, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de +++ sous le numéro d’identification ++++, (ci-après, désignée « la Société »),

Atteste par la présente que Mesdames/Messieurs

-

-

-

Sont titulaires d’un contrat de travail qui les lient respectivement à notre Société, et ce, en qualité de (au choix formalistes/assistantes formalistes/juriste/avocat),

Sont habilitées à réaliser toute formalité d’immatriculation, de modification, de cessation d’activité, de dépôt d’actes, de dépôts de comptes annuels auprès de tous Registres de Commerce et des Sociétés soit auprès du Guichet Unique tenu par l’INPI, auprès de tous les Greffes des Tribunaux de Commerce et tous les Greffes de Tribunaux d’Instance de France au nom et pour le compte de la Société,

Pour valoir ce que de droit auprès de tout Greffe du Tribunal de Commerce ou Tribunal d’Instance,

Fait à +++

Le ++++

Identité

Signature

Nous avons utilisé, auprès de nombreux Greffes, cette attestation après reproduction sur papier entête.

Les nomenclatures peuvent être téléchargées grâce au lien ci-dessous :

https://www.inpi.fr/services-aux-mandataires

A titre indicatif, voici les mentions que nous insérons dans notre pouvoir afin de réaliser une telle formalité :

Donne par les présentes pouvoir au Cabinet XXX, de pour moi et en mon nom faire, concernant ladite Société, auprès de l’INPI toute formalité de mise à jour des données du Registre National des Entreprises via le Guichet Unique notamment par voie de complétion et/ou correction du RNE,

Le décret n° 2023-955 du 17 octobre dernier, paru le 19 octobre 2023, relatif au Registre National des Entreprises (ou RNE) et à certaines formalités qui leur sont applicables, réalise une distinction entre la mise à jour RNE et les formalités de modifications.

La mise à jour du RNE était déjà rendue obligatoire pour la réalisation des formalités de modifications et de cessations d’entreprises au motif que le Guichet Unique alimente mais aussi s’adosse au RNE. Un RNE incomplet signifie l’impossibilité pour le Guichet Unique de mettre en œuvre son rôle de simplification des formalités administratives et d’alimenter lui-même le RNE.

Ledit décret vient préciser la distinction entre mise à jour du RNE et formalités de modifications. A ce titre, la mise à jour RNE devient une formalité (en 2 étapes ou 2 formalités) à part entière et préalable à votre première modification/cessation à réaliser sur le Guichet Unique lorsque lors de la saisie de votre 1^ère formalité de modification/cessation sur le GU vous rencontrez des blocages incontournables dus aux incohérences entre votre extrait K ou K bis, avis INSEE et les informations que vous avez sur le GU. Vous pouvez réaliser certaines formalités de modifications/cessations sans avoir besoin de procéder à la complétion/correction préalable mais cela ne signifie pas non plus que vous n’aurez pas à compléter/corriger les données du RNE par la suite.

Cette formalité de mise à jour RNE devra être réalisée sur le Guichet Unique une fois pour toute société/entreprise avant de pouvoir réaliser des formalités de modifications, et ce, en suivant la procédure suivante :

ETAPE 1 : Formalité de complétion du RNE

• Formalité non soumise à un paiement
• Ajout de données inexistantes/absentes (exemple : nom de domaine, ajout d’activités pour les agents commerciaux/RSEIRL…),
• Signature avancée de la synthèse via un certificat qualifié (comme les comptes annuels, les cessations, les dépôts d’actes etc…),
• Joindre un pouvoir qui permet de réaliser des formalités de mise à jour du RNE auprès de l’INPI,
• Cette formalité est validée immédiate de la complétion.

ETAPE 2 : Formalité de correction du RNE

• Formalité non soumise à un paiement
• Mise à jour de données existantes mais erronées sur le Guichet Unique, (ex : suppression d’anciens dirigeants ne figurant plus sur le Kbis…)
• Au choix du déclarant de pouvoir ou non mettre à jour les BE (cette possibilité a été créée pour les déclarants qui ne disposent pas des infos sur les BE notamment de la copie intégrale du RBE),
• Signature avancée de la synthèse,
• Joindre un pouvoir qui permet de réaliser des formalités de mise à jour du RNE auprès de l’INPI,
• Joindre une copie du K bis de la société dont vous réalisez la mise à jour,
• Joindre la copie de l’avis INSEE,
• Le justificatif des BE si on a décidé de réaliser la mise à jour des BE,
• Cette formalité est soumise à validation de l’INPI sans délai prévu par le décret.

Attention de bien catégoriser l’activité de la société afin que le bon valideur soit sélectionné.

Si vous n’arrivez à valider un compléter/corriger, il est recommandé d’appeler l’INPI Direct ou d’écrire à l’INPI.

ETAPE 3 : Réalisation de votre formalité de modification

Formalités soumises au frais greffes/CMA habituels

Si elle est bien installée sur votre poste, vous devez ouvrir la synthèse (pdf) via Acrobat Reader, et signer en suivant les étapes :

• Insérez votre clef USB (ex : Certigreffe, REAL, RPVA) sur votre ordinateur (et non pas en réseau)
• Téléchargez la synthèse PDF
• Ouvrez ce fichier PDF dans Acrobat Reader (pas besoin d’avoir la version Pro, la version gratuite fonctionne)
• Dans l'onglet Outils, choisir Certificats
  

• Cliquez sur "Signature électronique" et placez en fin de document l'encart qui affichera la signature

• Saisissez le code demandé par le logiciel de la clef

Dernière mise à jour de la nomenclature de catégorisation des activités en date de décembre 2023 :

https://www.inpi.fr/services-aux-mandataires

Question 1 : Quelle est la procédure de continuité ?

• Pour les entreprises et sociétés immatriculées au RCS : Infogreffe
• Pour les EI libérales : CFE de l’URSSAF
• Pour les entreprises étrangères : la voie papier
• Pour les EI sans procédure de continuité : possibilité d’obtenir un récépissé daté sur le site du guichet (indiquant le fait que le guichet dysfonctionne) ; lors du rétablissement du guichet, le déclarant joindra le récépissé pour que la date prise en compte pour sa formalité soit celle figurant sur le récépissé (il n’est pas pénalisé par le retard dû au guichet) 

Question 2 : Quelle est la durée de cette procédure de continuité ?

• Un an à compter de la fermeture d’Infogreffe/plan de secours (la procédure de continuité devrait être effective vers le 26 décembre 2023 jusqu'au 26 décembre 2024)
• Elle prend le relais du plan de secours (notamment Infogreffe)

Question 3 : Dans quels cas pourra-t-on utiliser la procédure de continuité ?

• En cas de dysfonctionnement du Guichet Unique,
• Pour toutes les formalités de modification, cessation, dépôt des comptes, dépôts d’actes,

Question 4 : Comment ira-t-on sur Infogreffe dans le cadre de cette procédure ?

• Depuis le Guichet Unique, il y aura un bouton de redirection vers Infogreffe en marque blanche

Question 5 : Comment se définit un dysfonctionnement ?

• La définition va bientôt être précisé,
• Le curseur de définition reposera sur le temps passé et/ou le nombre de page de saisie passé sans aboutir. Il semble donc que le dysfonctionnement sera défini très largement.

Question 6 : Comment les organismes sociaux seront ils informés dans le cadre de cette procédure de continuité ?

• Le Greffe informera les organismes sociaux (URSSAF, SIE etc…)

Question 7 : Quelles pourront-être les conséquences sur le RNE si vous utilisez la procédure de continuité ?

• Si vous avez réalisé une formalité de complétion/correction, la formalité réalisée via Infogreffe pourra écraser les informations saisies

Recommandations :

Il est vivement recommandé d’utiliser le plus possible le guichet unique et non systématiquement la voie dérogatoire lorsque le Guichet Unique fonctionne N’utiliser le bouton de redirection qu’en cas de problème avéré.

Pourquoi ces recommandations ?

• Pour alimenter le RNE
• Faire progresser le GU
• Eviter de refaire des compléter/corriger. Quid de la règle du One Shot prévue par l’INPI.

Il convient de procéder de la façon suivante

1. Ajouter une activité en indiquant qu’il ne s’agit pas d’une adjonction (non à la réponse sur l’adjonction) et indiquer dans la description détaillée les activités conservées.
2. Aller sur l’autre activité et la supprimer (en indiquant « oui » à la suppression) et modifier la description détaillée afin de n’avoir que les activités supprimées.