Guichet unique : le guide 2023

Depuis le 1er janvier 2023, la tenue de vos formalités passe par la plateforme « Guichet unique » développée par l’INPI. Son utilisation pose de nombreuses questions et c’est pourquoi, pour vous accompagner au mieux en ce début d’année 2023, nous avons mis en place un livre blanc, des webinaires et cette FAQ pour vous aider à y voir plus clair et vous permettre de gérer aux mieux toutes vos formalités à travers le Guichet unique des formalités d’entreprise.

 

Guichet unique : vos questions les plus fréquentes

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  • Comment faire une modification de société sur le Guichet Unique ?

    Le Guichet Unique va déployer progressivement toutes les modifications juridiques d’entreprises. Les 1ères modifications qui y seront disponibles seront les dissolution/ radiation (elles sont ouvertes à ce jour sur le GU cependant on ne peut pas aller à l’ajout des formalités).

    Afin de réaliser vos formalités de modifications, il faut vous rendre sur le Guichet Entreprises qui est la solution transitoire du Guichet Unique. Une fois que vous êtes inscrit·e avec votre adresse email professionnelle (il vous faut vous inscrire sur ce site même si vous avez déjà un compte sur le Guichet Unique), vous devez vous rendre sur l’onglet « Démarches en ligne ». Vous accéderez à la liste des formalités de modifications :

    1. Réalisables directement sur le guichet entreprises. Elles se présenterons de cette façon :
    2. Non réalisables sur le guichet entreprises mais qui font l’objet du plan de secours (explication donnée dans un autre plan de la FAQ intitulée : « Comment faire si ma formalité n’est pas réalisable via le Guichet entreprises ?  Quel est le plan de secours ? »)  décrit dans l’arrêté ministériel paru le 28 décembre 2022. Ces formalités sont reconnaissables car elles sont suivies d’un lien vers un formulaire :

  • Comment faire si ma formalité de modification n’est gérée ni par le Guichet unique ni par le Guichet entreprises ? Quel est le plan de secours ?

    Le plan de secours dispose que les dossiers de formalités qui ne sont ni réalisables par le Guichet Unique, ni par le Guichet Entreprises doivent être envoyés aux CFE compétents. Vous trouverez le rappel des compétences des CFE à l’article 2 de l’arrêté paru le 28.12.2022, savoir :

    • COMPETENCE DU CFE DES GREFFES :

    Le Conseil National des greffiers a fait savoir le 13 janvier dernier qu’Infogreffe était réouvert partiellement pour les formalités relevant du plan de secours.

    Il a également rappelé le champ de compétence des Greffes pour les formalités de modifications non réalisables sur le Guichet Entreprises en produisant la liste suivante en précisant que les formalités pouvaient être déposées sur Infogreffe OU envoyées en version papier par voie postale ou au Guichet du Greffe compétent :

    • Modification des sociétés civiles, sociétés libérales, personnes morales assujetties à l'immatriculation au RCS ne relevant ni des CCI ni des CMA, établissements publics industriels et commerciaux, groupements d'intérêt économique et groupements européens d'intérêt économique :

    Cette possibilité est ouverte au déclarant uniquement lorsque la formalité n’est pas disponible sur le site guichet-entreprises (EPIC, GIE, GEIE) ou en cas d’inaccessibilité du site guichet-entreprises.

    • Radiation des sociétés civiles, sociétés libérales, personnes morales assujetties à l'immatriculation au RCS ne relevant ni des CCI ni des CMA, établissements publics industriels et commerciaux, commerciaux, groupements d'intérêt économique et groupements européens d'intérêt économique.

    Autres formalités et dépôts :

    • Déclaration des bénéficiaires effectifs isolée, c’est-à-dire effectuée indépendamment de toute autre formalité déclarative au RCS.  
    • Dépôt d’acte isolé, c’est-à-dire non liée à une formalité déclarative,
    • Dépôt des comptes annuels, via le Guichet Unique par voie dématérialisée

    Ou par dépôt par voie papier directement au greffe, et ce par voie postale ou au Guichet.

    Nous attirons votre ATTENTION, par courrier ou au Guichet du Greffe : certains Greffes acceptent des dépôts de comptes signés électroniquement, il faut les contacter afin de leur demander s’ils acceptent les actes signés électroniquement.

    • COMPETENCE DES AUTRES CFE :

    Les formalités de modification et de radiation en dehors de la compétence CFE des greffes (commerçants, sociétés commerciales, sociétés ayant une activité artisanale ou agricole) restent réalisées par le biais du site guichet-entreprises.

    Toutefois, au même titre que les greffes pour leur propre compétence CFE, les autres organismes ex-CFE peuvent désormais recevoir directement des dossiers non réalisables par le Guichet Entreprises, selon les modalités de leur choix.

  • Où devra se faire le dépôt des comptes annuels à compter du 1er janvier 2023 ? 

    Les comptes annuels devront obligatoirement être déposés sur le Guichet Unique OU au Greffe par envoi postal exclusivement (pour l’envoi au Greffe : le dépôt doit se faire à l’aide d’originaux signés manuellement ou s’ils sont signés électroniquement, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal, daté et signé). Il a été demandé au législateur de légiférer afin d’obtenir la possibilité de déposer de déposer des actes signés électroniquement sans besoin de certification. 

     

    Pour réaliser le dépôt des comptes, il est obligatoire de signer la synthèse Guichet unique, en suivant le déroulé suivant : 

    1. Télécharger la synthèse 
    2. Ouvrir ce fichier PDF dans Acrobat Reader 
    3. Dans l'onglet Outils, choisir Certificats 
    4. Cliquer sur "Signature électronique" et placer en fin de document l'encart qui affichera la signature 
    5. Saisir le code demandé par le logiciel de la clef utilisée 

    OU 

    Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste, vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt. Vous devrez synchroniser votre identité avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Puis, vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable. 

    Il vous incombe de tester la solution de validation des actes qui vous convient le mieux en tant que mandataire (France Connect Plus+ Doca Poste ou votre clef de validation) 

    Attention : Les dépôts des comptes qui sont restés en brouillons, car réalisés avant le 5 janvier, devront être réalisés à nouveau car ils resteront en brouillon. 

  • Où et comment réaliser les dépôts d'actes à compter du 13 janvier 2023 ?

    • Sur Infogreffe,

    OU

    • Par courrier postal ou au Guichet du Greffe en déposant des actes originaux (signés de façon manuscrite ou certifiés conformes). Nous attirons votre ATTENTION, par courrier ou au Guichet du Greffe : certains Greffes acceptent des dépôts d’actes signés électroniquement, il faut les contacter afin de leur demander s’ils acceptent les actes signés électroniquement.

    Il se pourrait qu’un formulaire soit demandé par le Greffe pour le dépôt de cette formalité. Cette information émise par les Greffes n’est pas encore confirmée.

  • Où réaliser et comment déposer une déclaration de Bénéficiaire Effectif seule (sans autres actes et sans modifications déclaratives) à compter du 13 janvier 2023 ?

    • Sur Infogreffe,

    OU

    • Par courrier postal ou au Guichet du Greffe en déposant des actes originaux (signés de façon manuscrite).
  • Comment dissoudre et radier une société avec le Guichet Unique ?

    Pour la dissolution et la radiation, ces formalités ne sont pas réalisables sur le Guichet unique pour le moment mais elles sont possibles sur le Guichet entreprises. Si vous avez tenté de le faire et pensez que ce n’est pas possible, c’est normal… La manière dont on peut accéder à ces formalités n’a rien de logique.

    Pour procéder à la dissolution, il vous faut entrer dans la formalité de dissolution par le carré « je modifie ma société » et non par celui nommé « je ferme ma société ». 

     

    Pour procéder à la radiation, il vous faut vous connecter au guichet puis pour entrer dans la formalité, vous devez partir de la liste de vos dossiers ou démarches et cliquez sur « les services disponibles » qui se trouve dans le bandeau bleu au-dessus de vos démarches en cours. Enfin, vous cliquez sur « engagez vos démarches » et dans la barre de recherches sous tapez Radiation.

    Attention, cette formalité de radiation est également disponible sur Infogreffe pour les sociétés des sociétés civiles, sociétés libérales, personnes morales assujetties à l'immatriculation au RCS ne relevant ni des CCI ni des CMA, établissements publics industriels et commerciaux, commerciaux, groupements d'intérêt économique et groupements européens d'intérêt économique.

    Cependant, elle ne devrait pas être ouverte sur Infogreffe puisqu’elle existe sur le Guichet entreprises. Nous verrons si Infogreffe reste ouvert pour cette formalité à l’avenir. Espérons que oui.

  • Par quel moyen vais-je recevoir mon Kbis avec le Guichet unique ?

    Certains d’entre vous ont peut-être déjà reçu un extrait Kbis suite au dépôt d’une demande d’immatriculation via le Guichet Unique. En effet, certains Greffes ont décidé d’utiliser le canal du Guichet unique afin de retourner les Kbis en version PDF. Il s’agit de décision individuelle. Pour le moment, nous ne savons pas encore si cet envoi PDF sera reproduit par tous les Greffes de France. A terme (mais lequel ?), nous le savons, tous les Greffes de France l’enverront par PDF, mais pour le moment les Greffiers semblent avoir le choix du mode d’acheminement (courrier postal (La Loi) ou PDF via le Guichet unique (leur choix).  

  • Le numéro de sécurité sociale est-il toujours obligatoire lors de l’immatriculation d’une LMNP via le Guichet unique ?

    Lors de l’immatriculation de LMNP, le numéro de sécurité social n’était plus obligatoire. Le 16 janvier 2023, l'INPI est revenu sur cette obligation qui doit à nouveau être saisie, sous peine de ne pas pouvoir réaliser la formalité d'immatriculation.

     

  • Est-ce que tous les territoires francophones devront passer via le Guichet Unique ?

    Non. Le Guichet Unique ne s’applique pas aux îles Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie ou en Polynésie française. Ces derniers doivent effectuer leurs formalités auprès des organismes compétents sur ces territoires, selon la réglementation en vigueur.

  • Comment suivre ses formalités sur le Guichet entreprises ?

    Il n’y a pas de tableau de bord de suivi des dossiers sur le Guichet entreprises. Une fois le dossier de formalité saisi, les pièces ajoutées, et le paiement effectué, vous verrez la jauge du dossier passer à 100%, ce qui signifie qu’il est totalement complété et normalement envoyé au Greffe. Lorsque vous avez payé, vous recevez un justificatif de paiement des frais Greffe par email. En l'absence de tableau de bord, on ne sait pas si les valideurs comme le Greffe ont bien reçu le dossier. Il faut donc les contacter si vous souhaitez vérifier que votre dossier leur a bien été transmis. De plus, la règle de ce Guichet est l’envoi papier des rejets, K bis et factures. Certains Greffes ont cependant décidé de le faire par email.

    Faites attention de bien retourner dans votre dossier afin de vérifier s’il a bien été validé après paiement.

  • Comment s'assurer qu'une demande d'immatriculation de société sans activité validée sur le Guichet Unique est bien envoyée au Greffe ?

    Vérifiez tout d'abord la saisie de votre dossier : 

    Vous devez indiquer dans les observations que la société est sans activité. Vous avez un moyen de vérifier qu’il part bien au Greffe avant de payer le dossier. Vous le voyez au niveau du tableau de bord sur le côté gauche de votre dossier en cours de saisie.

    Vous validez le dossier après le dépôt des pièces jointes, cela ne valide pas le dossier définitivement mais vous voyez bien dans le tableau de bord que cela part au TCO= Tribunal de Commerce dans la partie floutée.

  • Quels sont les certificats de signatures électroniques acceptés pour signer les différentes formalités ? 

    Pour les immatriculations, la validation des demandes d’immatriculation se fait comme sur Infogreffe avec une signature électronique simple.  

    Pour les autres formalités, la validation du dossier à l’aide d’un outil de signature qualifié.  
    Vous pourrez trouver la liste des produits et services qualifiés pour vos formalités en cliquant sur ce lien :  

    https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies/ 

  • Comment s’inscrire sur le Guichet Unique en tant que mandataire, et quelles sont les nouvelles procédures mises en place ? 

    Il n’y a pas de compte réservé aux mandataires. Il vous suffit de créer un compte utilisateur sur le site de l’INPI (la plateforme est ouverte via ce lien : http://procedures.inpi.fr/). Si plusieurs collaborateurs utilisent votre compte Guichet Unique, il vous suffit de créer votre compte et de sélectionner l’option “compte administrateur” puis vos collaborateurs devront demander le rattachement en qualité de collaborateur. Vous avez un tuto sur le site de l’INPI : https://procedures.inpi.fr/?/help). Vous pourrez visualiser les formalités de vos collaborateurs en vous rendant dans la gestion des accès de votre compte. En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter la visualisation des comptes collaborateurs. 

    Pour les formalités à déposer, le process est le même que pour Infogreffe, vous devez disposer d’un pouvoir de votre client et déposer les mêmes actes qu’avant la mise en place du guichet unique.  

  • Est-il possible de contacter directement un valideur avant le dépôt des formalités sur le Guichet Unique ? 

    Il est impossible de contacter un valideur avant le dépôt des formalités sur le Guichet Unique. C’est seulement une fois votre dossier est transmis par le Guichet Unique à un valideur que vous pourrez joindre un valideur. 

  • Mon dossier a été rejeté sur le Guichet Unique. Que se passe-t-il ? 

    Le rejet n’est pas réalisé par le Guichet Unique mais par l’un des valideurs (Greffe, CMA ou MSA). La lettre de rejet remonte du valideur via le Guichet Unique. Vous complétez le dossier rejeté sur le Guichet Unique. 

  • Comment immatriculer une Fiducie avec le Guichet unique ?

    Dans sa FAQ, le Guichet unique indique qu’il n’est pas compétent pour immatriculer une Fiducie (Forme juridique Indivision avec personne morale). Or, nous avons réussi à immatriculer une Fiducie sur le Guichet unique. Question à suivre... 

  • Que fait-on si l'on ne trouve pas sur le Guichet Unique, le journal de parution de son annonce ?

    Le Guichet unique a omis des journaux d’annonces légales dans la liste qu’elle propose lors des immatriculations. Le Guichet unique travaille à compléter cette liste.

    En attendant : Pas besoin d’annuler votre annonce.
    Vous pouvez cliquez sur "AUTRE" dans le cadre "Journal de Publication" (dans la section "Publication Légale" sur le Guichet unique) et indiquer le nom du journal.

  • Où vous rendre pour gérer votre compte client de paiement INPI (vérif solde, vérif paiements etc…) ?

    Pour gérer votre compte client de paiement INPI, connectez-vous à cette adresse :

    https://compte-client.inpi.fr/ExtranetCCL/login.jsp;EXTRANETID=6D98F4E755DBA92BECED9E765C6AA1E8

    Normalement, vous avez du recevoir ce lien  ainsi que votre code d'accès avec le courrier que l'INPI vous a communiqué suite à votre inscription.

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