Due diligence fournisseur KYS : comment bien référencer ses tiers

La mise en œuvre des étapes du processus KYS commence, dans les faits, bien avant la première commande passée à un fournisseur.

Référencer un tiers reste pourtant une décision souvent prise dans l’urgence opérationnelle, sans cadre formalisé, ce qui la rend difficile à justifier une fois la relation installée.

Comprendre ce que recouvre réellement la due diligence à ce stade et comment formaliser la décision de référencement qui en découle vous évite de découvrir un problème après coup plutôt que de l’avoir anticipé. On vous explique comment intégrer le KYS (Know Your Supplier ou la connaissance fournisseurs) dans votre processus de référencement des fournisseurs.

Le référencement des fournisseurs : un processus achats où s’intègre le KYS

Le référencement des fournisseurs n’est pas né avec la conformité. C’est un processus achats préexistant, structuré autour de plusieurs phases, dans lequel le KYS (Know Your Supplier ou connaissance fournisseur) vient se greffer plutôt que de constituer une démarche parallèle et déconnectée. Décortiquons ces différentes étapes et voyons comment y intégrer votre processus de due diligence fournisseur.

1. Définition du besoin : l’entreprise précise ce qu’elle recherche (spécifications techniques, volumes, délais, conditions de livraison, etc.). C’est aussi à ce stade que le niveau d’enjeu du besoin commence à se dessiner, un premier indicateur pour calibrer plus tard la profondeur de la due diligence à mener.
2. Identification des fournisseurs potentiels : recherche de marché, consultation de bases de données, mise en relation B2B. C’est ici que démarre le volet KYS le plus élémentaire visant à confirmer que chaque fournisseur identifié existe légalement et correspond bien à l’entité qu’il prétend être.
3. Évaluation et sélection : les fournisseurs présélectionnés sont comparés selon des critères techniques, économiques, financiers et extra-financiers. C’est le cœur du processus KYS sur lequel nous reviendrons ultérieurement, car c’est à cette étape que la due diligence proportionnée au risque est menée.
4. Négociation et contractualisation : une fois le fournisseur choisi, les conditions du contrat sont finalisées (prix, délais, modalités de paiement, etc.). C’est aussi le moment où la décision de référencement est formellement arrêtée.
5. Suivi dans la durée : le référencement ne s’arrête pas à la signature. Un suivi régulier, incluant réévaluations périodiques et déclencheurs de révision anticipée, permet de vérifier que le fournisseur continue de répondre aux engagements, mais aussi au niveau de risque initialement retenu lors du KYS.

Le KYS ne s’ajoute donc pas au processus de référencement : il en densifie deux étapes précises : l’évaluation et le suivi, sans en modifier la structure générale.

La due diligence fournisseur : une étape proportionnée au risque KYS

La due diligence et l’audit fournisseur répondent à des logiques différentes. La première est une diligence raisonnable menée avant toute décision de référencement alors que le second est une démarche plus lourde, réservée à des cas précis et déclenchée par un niveau de risque particulier.

La due diligence fournisseur

À ce stade, l’investigation reste ciblée :

• vérifier que le fournisseur existe légalement ;
• s’assurer que les informations qu’il déclare sont cohérentes entre elles ;
• repérer les premiers signaux qui justifieraient d’approfondir le contrôle avant de s’engager.

Il ne s’agit pas encore de dérouler l’ensemble des éléments de contrôle propres à une vérification complète, mais de disposer d’assez d’éléments pour prendre une décision éclairée.

Adapter la profondeur de la due diligence fournisseur au risque identifié

Traiter chaque dossier fournisseur avec la même intensité de contrôle n’a pas de sens. Un fournisseur ponctuel à faible enjeu n’appelle pas le même niveau d’investigation qu’un fournisseur stratégique implanté dans une zone à risque.

Une due diligence légère suffit dans le premier cas alors qu’une due diligence renforcée mobilisant davantage de temps et de ressources se justifie dans le second.

Cette proportionnalité évite à la fonction achats de se retrouver submergée par des contrôles disproportionnés sur des dossiers à faible enjeu.

Le référencement des fournisseurs KYS : formaliser la décision

Le référencement désigne le processus par lequel l’entreprise autorise formellement un fournisseur à intégrer sa base de partenaires actifs une fois la due diligence jugée suffisante. Une due diligence bien menée ne vaut cependant que si la décision qui en découle est elle-même documentée et traçable.

Structurer le référencement des fournisseurs KYS

Structurer le référencement des fournisseurs KYS fiabilise d’autant plus la chaîne d’approvisionnement qu’un référencement classique. Du moins, s’il est réfléchi, structuré et partagé. On fait le point.

Les bénéfices du référencement des fournisseurs KYS

Un référencement mené sans cadre défini ne se limite pas à un risque de conformité. Il affecte directement l’activité de l’entreprise. Un processus structuré apporte plusieurs bénéfices concrets :

• une meilleure garantie de qualité, puisque les fournisseurs référencés répondent à des exigences vérifiées plutôt qu’à une simple impression de confiance ;
• une réduction tangible des risques en écartant en amont les fournisseurs présentant des signaux défavorables plutôt qu’en les découvrant après un incident ;
• une relation commerciale plus saine fondée sur des critères clairs et partagés plutôt que sur des arbitrages informels renégociés à chaque commande ;
• une réduction des coûts, d’abord parce qu’un référencement mal maîtrisé expose à des coûts de non-conformité et de gestion de crise nettement supérieurs au coût du contrôle initial, et accessoirement parce qu’une base de fournisseurs fiable et à jour facilite l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble.

La méthode pour structurer son référencement fournisseur KYS

Voici les grandes étapes pour structurer votre référencement fournisseur KYS.

1. Désigner un responsable de la conformité, qui peut être le responsable LCB-FT (lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme), définir ses missions et son niveau de décision.
2. Définir les ressources à allouer au KYS (ressources humaines, matérielles, financières, etc.).
3. Définir le type de remontée des données (délégation opérationnelle ou rapport périodique à la direction, par exemple).
4. Élaborer et maintenir à jour la cartographie des risques : identification des risques de corruption, évaluation des risques et définition et mise en œuvre de mesures préventives adéquates.
5. Mettre en place la procédure d’alerte interne en lien avec les autres fonctions concernées et le responsable de la fonction conformité.
6. Définir le code de conduite : définition et diffusion des valeurs de l’entreprise, identification des cas pratiques les plus pertinents pour illustrer les comportements à proscrire et les réactions à adopter dans les cas litigieux et l’établissement des liens avec les fonctions juridiques et ressources humaines.
7. Former et sensibiliser les collaborateurs au processus KYS en fonction des enjeux identifié.
8. Définir le dispositif de contrôle et d’évaluation interne pour identifier les manquements et mettre en œuvre les mesures correctives adéquates.

Définir qui prend la décision et sur quels critères

La décision de référencement gagne à reposer sur une répartition claire des rôles plutôt que sur un arbitrage isolé.

La fonction achats initie généralement la demande dans le cadre d’un besoin opérationnel identifié. La fonction conformité intervient en validation dès que le niveau de risque du dossier dépasse un seuil défini à l’avance.

Une grille de décision partagée entre ces deux fonctions, précisant à partir de quel niveau de risque la conformité doit être associée, évite que le référencement ne repose sur le seul jugement de la personne qui a initié la demande.

Toutefois, toutes les décisions ne se résument pas à un accord ou un refus. Un référencement conditionnel, accordé sous réserve d’un complément d’information ou d’un plan d’action correctif sur un point précis, permet de ne pas bloquer une relation commerciale tout en maintenant une vigilance ciblée.

À l’inverse, le refus doit reposer sur des critères objectivés plutôt que sur une impression générale.

Dans les deux cas, documenter le motif de la décision, y compris en cas de refus, permet de la justifier ultérieurement si la situation est réexaminée.

Un processus de référencement formalisé protège l’entreprise en cas de contrôle, mais il protège tout autant les équipes achats elles-mêmes en leur évitant d’arbitrer seules des décisions qui engagent la conformité de l’entreprise. Ce cadre pose les bases d’un suivi qui ne s’arrête pas à l’entrée en relation, mais qui se poursuit tout au long de la vie du fournisseur référencé. En effet, la situation d’un fournisseur peut évoluer dans le temps et être source de risques. Ce qu’il faut comprendre est que le KYS est processus vivant et continu.