L’application des principales étapes du processus KYS prend tout son sens au moment de la vérification des tiers elle-même. En effet, c’est là que la vigilance fournisseur cesse d’être un principe pour devenir une série de contrôles concrets.
Par exemple, un Kbis à jour et des statuts conformes ne garantissent rien si les coordonnées bancaires transmises par le fournisseur n’appartiennent pas réellement à l’entreprise qu’elles sont censées représenter.
Cinq familles de contrôle, complémentaires les unes des autres, structurent une vérification KYS (Know Your Supplier ou connaissance des fournisseurs) réellement efficace : l’identité juridique, les coordonnées bancaires, la situation financière, les risques opérationnels et le screening réglementaire. On vous explique !
Vérification des tiers KYS : vérifier l’identité juridique du fournisseur
Ce premier niveau de contrôle constitue le socle de toute vérification KYS (Know Your Supplier ou connaissance des fournisseurs). Il vise à s’assurer que l’entreprise existe légalement et que la personne qui la représente est bien habilitée à le faire.
Vérifier l’identité juridique du fournisseur : les documents et informations à collecter
Le dossier d’identification fournisseur doit rassembler :
- le numéro SIREN ou SIRET ;
- un extrait Kbis ou son équivalent pour un fournisseur européen ;
- les statuts de la société ;
- l’identité des dirigeants ;
- l’identification du bénéficiaire effectif réel.
L’identification du bénéficiaire effectif est particulièrement importante, car une entreprise parfaitement en règle sur le plan formel peut être contrôlée, directement ou indirectement, par une personne ou une structure exposée à un risque spécifique. Ces données n’apparaissent jamais sur un simple extrait Kbis.
Vérifier l’identité juridique du fournisseur : croiser ces informations avec les registres officiels
Un document transmis par le fournisseur lui-même reste une déclaration et non une preuve au sens du KYS.
En effet, afin de s’assurer de leur véracité, les informations collectées doivent être recoupées avec des sources indépendantes, notamment :
- Infogreffe pour les données d’immatriculation (SIREN, forme juridique, adresse du siège social, extrait Kbis, actes et statuts, comptes annuels, essentiellement) ;
Exemple d’informations consultables
Bon à savoir : Il est possible de consulter l’analyse financière d’une entreprise directement sur le site Infogreffe.
- le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) pour remonter la chaîne de détention ;
- le Registre national des entreprises pour les structures non commerciales exerçant une activité économique ;
- le Bodacc pour détecter une procédure collective en cours, bien que l’on puisse retrouver ces données sur le site Infogreffe.
Ce croisement permet de repérer une incohérence (adresse, dirigeant, statut juridique, etc.) que le fournisseur n’aurait pas nécessairement l’intention de dissimuler, mais qui mérite d’être clarifiée avant tout référencement.
Vérification des tiers KYS : vérifier les coordonnées bancaires
Parmi les cinq familles de contrôle, celle-ci occupe une place à part, car c’est la seule qui bloque physiquement un détournement de paiement, là où tous les autres contrôles peuvent être contournés par des documents falsifiés.
Un extrait Kbis, une attestation fiscale ou un RIB se falsifient aujourd’hui en quelques minutes avec des outils accessibles à tous. C’est pourquoi confirmer qu’un IBAN appartient réellement à l’entreprise fournisseur suppose une vérification active par interrogation directe de la banque détentrice du compte, et non un simple contrôle de format ou de cohérence visuelle du document transmis.
Ce contrôle doit intervenir à trois moments distincts : au référencement initial du fournisseur, à chaque changement de coordonnées bancaires déclaré (le scénario de fraude le plus fréquent, car un fraudeur qui usurpe un fournisseur déjà connu abaisse la vigilance des équipes) et lors de campagnes de fiabilisation périodiques sur l’ensemble du référentiel actif.
Un expert-comptable qui gère les paiements fournisseurs pour le compte d’un client mesure directement l’enjeu de ce contrôle. Une seule demande de changement de RIB non vérifiée, traitée dans l’urgence un jour de campagne de règlements, suffit à provoquer un préjudice financier direct et immédiat.
Et pourtant, en pratique, la vérification des coordonnées bancaires est l’étape la moins souvent réalisée.
Vérification des tiers KYS : analyser les risques financiers et opérationnels
Au-delà de l’identité et des coordonnées bancaires, la vérification des tiers KYS doit s’intéresser à la capacité du fournisseur à honorer durablement ses engagements.
Évaluation des risques financiers : solvabilité et signaux à surveiller
La situation financière d’un fournisseur se lit à travers plusieurs signaux :
- incidents de paiement répétés : des retards répétés auprès d’autres créanciers signalent une tension de trésorerie critique ;
- procédure collective en cours ou récente : preuve que le fournisseur traverse une crise structurelle majeure qui menace directement votre propre chaîne d’approvisionnement (rupture brutale d’approvisionnement, perte des acomptes versés, baisse drastique de la qualité, etc.) ;
- changements fréquents : des modifications subites dans la direction, le capital ou l’adresse du siège social éveillent les soupçons ;
- retards de livraison : une baisse de la performance logistique cache souvent un manque de liquidités pour acheter les matières premières ;
- dégradation progressive de la solvabilité : diminution des marges brutes malgré un chiffre d’affaires qui augmente, baisse de trésorerie et augmentation du besoin en fonds de roulement, car bloqué dans les stocks et les impayés, perte de valeur d’actifs avec un surendettement structurel, etc. ;
- etc.
Ces signaux ne prédisent pas à eux seuls une défaillance, mais leur absence de suivi expose l’entreprise à découvrir une rupture d’approvisionnement au moment où elle est la plus coûteuse à gérer.
Évaluation des risques opérationnels : signaux et screening réglementaire
Le risque opérationnel porte sur la capacité concrète du fournisseur à livrer dans les conditions attendues : qualité, respect des délais, degré de dépendance de l’entreprise à ce fournisseur en particulier.
Outre le risque financier qu’encourt votre entreprise, c’est aussi un risque opérationnel, surtout si votre entreprise est dépendante de ce fournisseur (savoir-faire rare, par exemple).
Un contrôle réglementaire s’y ajoute pour les fournisseurs exposés aux flux internationaux ou aux paiements sortants. Le screening porte sur les listes de sanctions et de personnes politiquement exposées (PPE), notamment le répertoire national des élus.
Bon à savoir : ce contrôle génère fréquemment des faux positifs, en particulier des cas d’homonymie qu’il ne faut pas confondre avec une véritable correspondance. Il est impératif de bien savoir distinguer les deux afin d’éviter de bloquer inutilement un fournisseur légitime tout en maintenant l’efficacité du filtrage.
Vérification des tiers KYS : la checklist à adapter selon les métiers
Avant tout référencement fournisseur, chacun des points suivants mérite d’être vérifié et coché individuellement plutôt que traité comme un bloc global. Cette granularité est ce qui distingue une checklist réellement opposable en cas de contrôle d’une simple liste d’intentions.
Identité juridique
☐ SIREN/SIRET vérifié comme actif auprès d’un registre officiel
☐ Extrait Kbis, ou équivalent européen, daté de moins de trois mois
☐ Statuts à jour et cohérents avec l’activité réellement exercée
☐ Dirigeant(s) identifié(s) et habilité(s) à engager juridiquement la société
☐ Bénéficiaire effectif identifié pour tout fournisseur présentant un enjeu significatif
☐ Adresse du siège recoupée avec Infogreffe ou le Registre national des entreprises
☐ Absence de procédure collective en cours confirmée via le Bodacc
Par exemple, un notaire référençant un prestataire technique amené à intervenir sur des actes portera une attention particulière à l’identification précise du représentant légal habilité à signer, un point parfois négligé pour des prestataires jugés secondaires.
Coordonnées bancaires
☐ IBAN vérifié par interrogation directe de la banque détentrice du compte, pas seulement par contrôle de format
☐ Titulaire du compte confirmé comme correspondant exactement à la raison sociale du fournisseur
☐ Vérification systématiquement renouvelée à chaque demande de changement de RIB, quelle que soit l’ancienneté de la relation
☐ Circuit de validation à deux personnes distinctes pour toute modification de coordonnées bancaires
☐ Contrôle bancaire intégré aux campagnes de fiabilisation périodiques du référentiel des fournisseurs actifs
Par exemple, un expert-comptable gérant les paiements fournisseurs pour le compte d’un client sait qu’une demande de changement de RIB reçue par email, même en apparence légitime, doit systématiquement déclencher cette vérification avant tout virement.
Situation financière
☐ Historique des incidents de paiement consulté
☐ Absence de procédure collective en cours ou récente confirmée
☐ Indicateurs de solvabilité examinés pour les fournisseurs stratégiques ou à volumes importants
☐ Ancienneté et stabilité de la structure prises en compte dans l’appréciation globale
Par exemple, un dirigeant d’entreprise industrielle dépendant d’un fournisseur unique pour un composant critique surveillera ces signaux avec une fréquence supérieure à celle appliquée à un fournisseur substituable.
Risques opérationnels
☐ Capacité réelle de production ou de service confirmée au regard du volume attendu
☐ Références ou historique de collaboration avec d’autres clients vérifiés lorsque c’est possible
☐ Niveau de dépendance de l’entreprise à ce fournisseur évalué (fournisseur unique ou aisément substituable)
☐ Solution de repli envisagée en amont pour les fournisseurs jugés critiques
Par exemple, un cabinet d’avocats faisant appel à un prestataire de traduction juridique pour des documents sensibles évaluera sa capacité à absorber une charge ponctuelle importante sans délai supplémentaire.
Screening réglementaire
☐ Vérification effectuée sur les listes de sanctions pertinentes selon l’exposition internationale du fournisseur
☐ Statut de personne politiquement exposée vérifié le cas échéant
☐ Traitement des faux positifs documenté, notamment en cas d’homonymie
☐ Fréquence de screening définie pour les fournisseurs actifs, et pas uniquement au référencement initial
Par exemple, une entreprise travaillant avec des fournisseurs situés dans plusieurs pays intègre ce screening comme un réflexe systématique, indépendamment de la taille ou de l’ancienneté du fournisseur concerné.
Évidemment, la priorité donnée à chacun de ces points varie selon le métier et/ou la nature de l’activité. Un notaire qui référence un prestataire amené à manipuler des fonds séquestrés accordera une vigilance particulière à la traçabilité et à la vérification bancaire.
Pour un avocat qui fait appel à un prestataire de traduction juridique ponctuel, il faudra privilégier un contrôle d’identité et de confidentialité plus que financier, alors qu’un dirigeant qui référence un sous-traitant de production portera l’essentiel de son attention sur la solvabilité et la capacité opérationnelle à tenir les délais.
Vous l’aurez compris, nous l’espérons, une vérification des tiers KYS qui repose uniquement sur la collecte de justificatifs documentaires reste un processus de façade, aussi complet paraisse-t-il sur le papier. C’est l’ensemble de ces vérifications et plus encore la vérification bancaire, réalisée par interrogation directe plutôt que par simple contrôle de format, qui permet de mettre en œuvre un processus KYS réellement protecteur. Sans omettre de réaliser un suivi dans le temps, car la situation d’un fournisseur pour évoluer.
