Le questionnaire AFA est un document à remplir envoyé par l’Agence Française Anticorruption en cas de contrôle conformité. Pourtant, son intérêt dépasse largement cette seule situation.
Publié par l’AFA pour les contrôles des entités soumises à l’article 17 de la loi Sapin 2, il permet notamment de dresser un état des lieux de l’entreprise et du déploiement des mesures anticorruption.
Utilisé en interne, il peut donc devenir une véritable grille d’auto-évaluation, car les réponses mettent en évidence les mesures maîtrisées, les pratiques encore incomplètes et les situations pour lesquelles l’entreprise ne dispose pas de preuves suffisantes.
À condition de ne pas le remplir comme un simple formulaire, le questionnaire peut ainsi servir de référentiel de pilotage de la conformité, y compris lorsqu’aucun contrôle AFA n’est prévu.
Questionnaire AFA : de quoi parle-t-on exactement ?
Le questionnaire anticorruption de l’AFA s’inscrit dans la procédure de contrôle des entités assujetties à l’article 17 de la loi Sapin 2. Il ne constitue donc pas une norme supplémentaire à respecter. Il permet à l’Agence Française Anticorruption de recueillir des informations sur l’entreprise et son dispositif de prévention et de détection de la corruption.
À quoi sert le questionnaire dans un contrôle AFA ?
Le questionnaire permet à l’équipe de contrôle d’obtenir une première vision structurée de l’entreprise avant d’approfondir certains sujets. L’AFA indique qu’il porte notamment sur l’entité contrôlée et son environnement, la structuration de la fonction conformité, l’engagement de l’instance dirigeante et le niveau de déploiement des huit mesures prévues par l’article 17.
Il faut donc le distinguer d’un simple questionnaire administratif. Les réponses doivent permettre de comprendre comment le dispositif est organisé et comment il fonctionne réellement.
C’est pourquoi le document est associé à une liste de pièces à fournir. Les informations déclarées doivent pouvoir être rapprochées des documents et éléments produits par l’entreprise.
Cette logique est particulièrement intéressante pour une auto-évaluation. Une réponse comme un simple « oui, une procédure d’évaluation des tiers existe » apporte finalement peu d’informations si l’entreprise est incapable d’expliquer comment elle est appliquée ou de présenter des dossiers permettant de l’illustrer.
Le questionnaire peut ainsi être lu avec trois questions complémentaires :
- Qu’avons-nous prévu ?
- Comment cela fonctionne-t-il réellement ?
- Comment pouvons-nous le démontrer ?
Cette dernière question est importante, car l’AFA ne vérifie pas uniquement la présence formelle des mesures prévues par l’article 17, mais leur déploiement. Le questionnaire constitue donc un bon point de départ pour confronter la conformité documentaire à la réalité opérationnelle.
Conseil pratique : même en l’absence de contrôle annoncé, conservez une copie datée de chaque auto-évaluation réalisée. Vous pourrez ainsi comparer les résultats dans le temps et identifier les mesures qui progressent, stagnent ou se dégradent.
Que demande concrètement le questionnaire AFA ?
Le questionnaire est organisé autour de plusieurs catégories permettant de couvrir l’organisation de l’entreprise et son dispositif anticorruption. Il aborde notamment la gouvernance, la fonction conformité et les différentes mesures prévues par l’article 17.
On y retrouve notamment des questions relatives à :
- l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise ;
- l’engagement et l’implication de l’instance dirigeante ;
- la fonction conformité et aux responsabilités associées ;
- la cartographie des risques ;
- au code de conduite et au dispositif d’alerte ;
- l’évaluation des tiers ;
- aux contrôles comptables ;
- la formation ;
- au régime disciplinaire ;
- au contrôle et à l’évaluation interne du dispositif.
Le questionnaire ne s’arrête toutefois pas à l’existence de ces mesures. Certaines questions portent sur leur fonctionnement concret et les contrôles qui leur sont associés.
Par exemple, concernant l’évaluation des tiers, le questionnaire demande comment sont contrôlés les dossiers, qui réalise les contrôles de premier et de deuxième niveau et s’il existe un contrôle de troisième niveau.
Cette profondeur explique son intérêt comme outil d’auto-évaluation : il permet de dépasser la question « avons-nous cette mesure ? » pour s’interroger sur son organisation, sa traçabilité et son efficacité.
Il ne serait toutefois pas pertinent de reprendre ici l’intégralité des questions du document officiel. Le questionnaire doit plutôt être considéré comme un référentiel de vérification à adapter aux réalités de l’entreprise.
Comment utiliser le questionnaire AFA comme outil d’auto-évaluation ?
Le principal intérêt du questionnaire apparaît lorsqu’on cesse de le considérer comme un document destiné à l’AFA. Il peut alors servir à réaliser une photographie du dispositif, à faire ressortir les zones d’incertitude et à objectiver les améliorations à apporter.
Faire un état des lieux initial du dispositif
Pour une première auto-évaluation, le plus utile est de répondre au questionnaire à partir de la situation réelle de l’entreprise, sans chercher immédiatement les documents qui permettront de justifier chaque réponse.
Cette méthode peut sembler contre-intuitive. Elle permet pourtant de faire ressortir des difficultés qui seraient masquées par une préparation documentaire minutieuse.
Prenons le cas d’une entreprise qui répond « oui » à la question de l’existence d’une procédure d’évaluation des tiers. Si la personne chargée de l’auto-évaluation doit ensuite passer vingt minutes à retrouver la procédure pour constater qu’elle ne sait pas quels collaborateurs l’appliquent ni combien de dossiers ont réellement été évalués, le questionnaire a déjà révélé plusieurs points à examiner.
La première étape doit donc permettre de chercher à répondre à une question simple : « que savons-nous réellement de notre dispositif aujourd’hui ? ». La seconde étape doit permettre ensuite de vérifier les éléments justificatifs.
Cette méthode peut être particulièrement utile dans les organisations où la conformité repose sur plusieurs fonctions.
Conseil pratique : faites une première auto-évaluation avec le responsable du dispositif, puis demandez à un ou deux responsables opérationnels de répondre aux questions relevant de leur activité. Les différences entre leurs réponses sont souvent plus instructives qu’un questionnaire rempli collectivement.
Classer les réponses : maîtrisé, partiel ou à corriger
Répondre au questionnaire ne suffit évidemment pas. Il faut ensuite interpréter les réponses. Une simple distinction « oui/non » serait trop pauvre pour piloter un dispositif de conformité.
Une grille plus nuancée permet de différencier une mesure réellement maîtrisée d’une mesure existante, mais insuffisamment documentée.
| Niveau | Ce que cela signifie | Exemple | Action à envisager | Suivi |
|---|---|---|---|---|
| Maîtrisé et documenté | La mesure existe, elle est appliquée et l’entreprise peut en apporter la preuve | Les collaborateurs exposés sont formés selon un programme défini et les participations sont tracées | Maintenir le fonctionnement et vérifier périodiquement sa pertinence | Revue périodique |
| Maîtrisé, mais insuffisamment documenté | La pratique existe, mais les éléments permettant de la démontrer sont incomplets | Les contrôles comptables sont réalisés, mais leurs résultats ne sont pas systématiquement conservés | Renforcer la traçabilité | Vérification lors de la prochaine revue |
| Partiellement maîtrisé | La mesure fonctionne dans certaines situations, mais son application n’est pas homogène | L’évaluation des tiers est réalisée, mais les modalités diffèrent selon les services | Harmoniser les pratiques et clarifier les responsabilités | Contrôle ciblé |
| Insuffisant | La mesure existe formellement, mais ne permet pas de répondre correctement au besoin identifié | Une procédure prévoit une formation, mais aucune organisation ne permet de vérifier que les personnes concernées la suivent | Revoir le fonctionnement de la mesure | Échéance corrective |
| Non maîtrisé | La mesure est absente, inadaptée ou ne permet pas de couvrir le risque identifié | Aucun processus défini ne permet d’encadrer une situation présentant un risque de corruption | Traiter le point comme une priorité | Suivi rapproché |
Cette distinction évite notamment de confondre un défaut de conformité et un défaut de preuve. Une entreprise peut parfaitement appliquer une mesure dans les faits sans avoir suffisamment documenté son fonctionnement. Le traitement ne sera alors pas le même que pour une mesure inexistante.
À l’inverse, une procédure particulièrement bien rédigée ne doit pas automatiquement être classée comme « maîtrisée ». Si les collaborateurs ne l’appliquent pas ou si aucune trace ne permet de vérifier son utilisation, le niveau de maîtrise doit être revu à la baisse.
Bon à savoir : le questionnaire peut donc servir à attribuer un niveau de maturité aux différentes composantes du dispositif, sans chercher à produire une note globale de conformité. Une moyenne générale masquerait les écarts entre des mesures parfaitement maîtrisées et d’autres présentant des faiblesses importantes.
Comment intégrer le questionnaire AFA au pilotage de la conformité ?
L’intérêt du questionnaire ne se limite pas à établir un diagnostic ponctuel. Une fois les écarts identifiés, ses résultats peuvent alimenter un suivi régulier du dispositif et fournir un cadre commun pour mesurer les progrès réalisés.
Suivre les écarts et les actions correctives
Une auto-évaluation n’a d’intérêt que si les constats débouchent sur des actions. Il est donc préférable de transformer chaque écart significatif en élément de suivi plutôt que de conserver le questionnaire comme un document isolé.
Un tableau de pilotage peut par exemple reprendre :
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Écart constaté | Les contrôles comptables sont réalisés, mais leur résultat n’est pas systématiquement tracé |
| Risque concerné | Difficulté à démontrer la réalisation et le suivi des contrôles |
| Action corrective | Créer une fiche de contrôle standardisée |
| Responsable | Direction financière |
| Échéance | 30 septembre |
| Preuve attendue | Fiches de contrôle complétées et archivées |
| Statut | À faire/en cours/réalisé |
| Vérification | Revue du fonctionnement après trois mois |
Cette méthode permet surtout de ne pas traiter tous les écarts de la même manière. Une faiblesse documentaire mineure et une mesure essentielle non déployée n’ont pas nécessairement le même niveau de priorité.
Pour une PME, le suivi peut rester très simple, un tableur comportant quelques colonnes suffit. Dans une organisation plus importante, le questionnaire peut alimenter un outil de suivi de la conformité permettant d’attribuer les actions aux différents responsables et de conserver les justificatifs.
Bon à savoir : lorsqu’une action corrective est considérée comme terminée, il est préférable de vérifier son fonctionnement avant de la classer définitivement.
Réévaluer le dispositif après une évolution importante
Il n’est pas nécessaire de refaire intégralement le questionnaire à chaque modification de l’entreprise. En revanche, certaines évolutions justifient une revue ciblée des parties concernées.
Cela peut notamment être le cas lors :
- du lancement d’une nouvelle activité ;
- d’une implantation dans un nouveau pays ;
- d’une acquisition ou d’une réorganisation importante ;
- d’une évolution de la gouvernance ;
- d’une modification importante du recours à des intermédiaires ou partenaires ;
- d’un incident ou d’un dysfonctionnement de conformité.
Une entreprise qui développe une activité internationale pourra ainsi réexaminer en priorité les questions susceptibles d’être affectées par cette évolution, plutôt que de reprendre l’intégralité du questionnaire.
Cette approche permet de conserver un dispositif proportionné tout en évitant qu’une cartographie ou une procédure devenue obsolète ne donne une fausse impression de maîtrise.
Utiliser le questionnaire même en l’absence de contrôle AFA
C’est probablement l’utilisation la plus intéressante du questionnaire : ne pas attendre l’annonce d’un contrôle pour s’en servir.
L’entreprise peut définir son propre rythme, par exemple :
- réaliser une auto-évaluation complète périodiquement ;
- qualifier les réponses et identifier les écarts ;
- transformer les principaux écarts en actions correctives ;
- suivre leur réalisation ;
- effectuer des revues ciblées lorsqu’un changement important intervient ;
- refaire une évaluation complète pour mesurer les progrès.
Le questionnaire devient alors un outil de pilotage parmi les autres, et non un document que l’on ressort uniquement lorsqu’une échéance de contrôle approche.
Cette logique présente aussi un intérêt managérial, car elle permet de montrer que la conformité n’est pas seulement portée par la fonction juridique ou conformité. Les écarts peuvent être suivis avec les responsables concernés (direction financière, achats, ressources humaines, direction commerciale ou direction générale), chacun intervenant sur les mesures relevant de son périmètre.
De plus, en cas de contrôle de conformité AFA, l’entreprise est déjà préparée et alignée sur la procédure AFA.
Le questionnaire AFA n’a donc pas vocation à rester associé au seul contrôle de l’Agence Française Anticorruption. Utilisé régulièrement, il peut servir de référentiel pour vérifier la cohérence du dispositif, objectiver ses faiblesses et suivre les corrections dans le temps. Son intérêt réside surtout dans cette transformation : passer d’un document destiné à répondre à un contrôleur à un outil de pilotage utilisable par l’entreprise elle-même. La question n’est alors plus seulement « serions-nous prêts à répondre à l’AFA ? », mais « notre dispositif fonctionne-t-il encore comme il devrait aujourd’hui ? ».
