D’après l’enquête nationale de l’Agence française anticorruption (AFA), l’évaluation des tiers fait partie des obligations anticorruption qui posent le plus de difficultés pour 59 % des entreprises ayant répondu.
Ces résultats issus d’enquêtes déclaratives permettent d’identifier les difficultés les plus fréquemment rencontrées. Néanmoins, ils ne constituent pas une mesure exhaustive de l’ensemble des pratiques.
Les difficultés relevées ne tiennent pas seulement au volume de tiers à évaluer. Recenser les partenaires concernés, obtenir des informations fiables, analyser les données disponibles, déterminer le niveau de risque ou encore assurer le suivi dans le temps soulève des problèmes très concrets.
Pour autant, ces obstacles ne sont pas sans solutions. Et nous vous expliquons ici comment en venir à bout. C’est parti !
Le recensement des tiers et la collecte d’informations
Plus de sept ans après l’entrée en vigueur de la loi Sapin 2, l’évaluation des tiers reste un chantier opérationnel complexe. L’AFA le souligne elle-même dans les résultats de son enquête de 2024.
À la question de l’enquête portant sur le recensement et la collecte des informations nécessaires, 69,2 % des répondants déclarent rencontrer des difficultés pour certains tiers.
La difficulté à recenser les tiers et à collecter les informations
Le recensement des tiers et la collecte des données inhérentes sont une phase essentielle du dispositif anticorruption issu de la loi Sapin 2. En effet, elle conditionne la mise en œuvre du reste du dispositif. Or, comment évaluer un tiers si les informations en notre possession ne sont pas fiables ou complètes ?
Et pourtant, selon l’enquête de l’AFA, cette étape rencontre un certain nombre de freins majeurs dans les pratiques quotidiennes.
1- Recensement incomplet lorsque l’entreprise travaille avec des partenaires occasionnels ou pour des opérations de faible montant.
2- Difficulté à gérer les tiers mixtes avec plusieurs profils.
3- Difficulté d’accès aux informations ou de collecte d’informations fiables :
- informations réparties dans plusieurs systèmes ;
- données peu accessibles pour les entreprises étrangères ou de petite taille ;
- certains registres incomplets ou payants ;
- identification des bénéficiaires effectifs difficile dans certains pays ;
- refus du tiers de communiquer certaines informations.
4- Manque de ressources humaines et financières pour traiter la volumétrie importante de tiers et d’opérations.
5- Difficulté à gérer stock et flux par la charge opérationnelle très lourde que cela représente (stock : les tiers avec lesquels l’entreprise travaille déjà et flux : les nouveaux tiers entrants dans la relation d’affaires).
Vous vous reconnaissez dans l’une ou plusieurs de ces difficultés ? On vous apporte quelques solutions concrètes dans ce qui suit.
Les solutions pour le recensement des tiers et la collecte d’informations
Avant de vous proposer des solutions, il faut identifier certaines erreurs dans les pratiques quotidiennes qui alimentent les difficultés rencontrées :
❌ Traiter le flux et le stock de la même manière : accumulation d’un retard important sur le stock et/ou ralentissement inutile de l’intégration des nouveaux partenaires.
❌ Gérer tous les tiers avec la même procédure : approche disproportionnée par rapport au risque menant à une procédure trop lourde (manque de ressources, perte de temps, mauvaise évaluation des risques, etc.).
❌ Dépendre d’une base de données limitée pour collecter et vérifier les informations des tiers : dépendance menant aux problèmes précédemment énumérés quant à l’accès et la fiabilité des données.
La mise en œuvre de procédures spécifiques
La première solution ici vise à prévoir des procédures spécifiques en fonction de la situation, à savoir :
- une procédure spécifique pour les tiers existants (le stock) ;
- un processus d’entrée en relation pour les nouveaux tiers (le flux).
Bien évidemment, l’intérêt est de calibrer la procédure en fonction de chaque catégorie, le processus pour les tiers existants se voulant allégé par rapport au processus d’entrée en relation d’affaires.
Conseil pratique : nous vous conseillons d’intégrer dans votre dispositif l’identification des tiers inactifs et prévoir, lorsque cela est pertinent, leur désactivation dans les systèmes. Inutile de vérifier des tiers inactifs…
De même, nous vous conseillons de mettre en place un système de remontée aux équipes chargées de la conformité des nouveaux tiers ou des tiers redevenus actifs.
Une procédure d’entrée en relation selon le niveau de risque
Il faut bien comprendre que tous les tiers ne présentent pas le même niveau de risque. C’est bien pour cela que vous collectez les données à l’entrée en relation d’affaires afin d’évaluer le tiers et d’appliquer le niveau de vigilance adaptée.
En effet, évaluer tous les tiers avec exactement les mêmes critères et la même profondeur peut rapidement devenir difficile à tenir.
La démarche est identique lors du recensement : le niveau d’information nécessaire et le temps consacré à la collecte doivent pouvoir varier en fonction du profil de risque du tiers.
La meilleure solution repose sur la constitution de groupes homogènes de tiers présentant des profils de risques comparables. Ce peut être le cas des tiers mixtes, par exemple. L’objectif est de déterminer, pour chaque groupe, la nature et la profondeur des informations à recueillir et des vérifications à effectuer.
Ainsi, les groupes considérés comme peu ou pas risqués peuvent faire l’objet d’une évaluation simplifiée, tandis que les groupes présentant davantage de risques nécessitent une analyse plus approfondie.
En pratique :
- Créer des groupes de tiers homogènes présentant des profils de risque comparables en cohérence avec la cartographie des risques de corruption.
- Déterminer le niveau d’évaluation applicable à chaque catégorie de tiers.
- Identifier les informations et documents à collecter et analyser en fonction du niveau d’évaluation.
- Identifier les situations nécessitant une analyse individuelle plus poussée.
- Définir les événements susceptibles de modifier la catégorie de risque.
Conseil pratique : la segmentation ne dispense donc pas de l’évaluation individuelle. Elle sert à déterminer où concentrer les efforts et les ressources en évitant d’appliquer une procédure lourde à des situations qui ne le justifient pas.
La solution pour faciliter la collecte d’informations fiables
Dans l’enquête de l’AFA, 69,2 % des répondants déclarent rencontrer des difficultés pour obtenir les informations nécessaires concernant certains tiers. Nous avons précédemment listé les principaux obstacles.
Comme nous l’avons vu, la solution ne consiste pas à rechercher systématiquement le maximum d’informations. Il faut plutôt commencer par déterminer quelles informations sont réellement nécessaires au regard du niveau de risque du tiers.
En matière de collecte, plusieurs sources peuvent, et nous dirons même, doivent être combinées : données publiques, bases privées, questionnaires internes ou externes, entretiens et, lorsque le niveau de risque le justifie, enquêtes ou inspections.
Cette pluralité permet surtout de ne pas dépendre d’une source unique. Elle impose en contrepartie de vérifier la cohérence des informations recueillies et de prévoir une procédure pour les situations dans lesquelles le tiers ne coopère pas ou lorsque les données disponibles restent insuffisantes.
L’AFA relève l’importance de croiser les différentes sources internes disponibles, notamment les outils comptables, de gestion de la relation client ou issus de la cartographie des risques. En effet, de nombreuses informations sur les tiers sont déjà probablement entre les mains des différents services.
Conseil pratique : un certain nombre d’informations sont accessibles depuis des sources ouvertes et gratuites :
- registre national des entreprises ;
- listes de sanctions internationales : la liste GAFI, la liste consolidée européenne, le registre national des mesures de gel des avoirs, OFAC, etc.
- Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) ;
- Répertoire National des Élus (RNE) ;
- BODACC ;
- etc.
La difficulté à exploiter les données collectées
Obtenir des informations ne suffit pas, encore faut-il pouvoir les exploiter correctement. Les entreprises interrogées par l’AFA mentionnent plusieurs difficultés à ce stade : qualité des données, volume à traiter, changements à suivre, actualisation des analyses et multiplicité des outils utilisés.
La solution envisageable ici est de passer par un mix entre automatisation des tâches répétitives et analyse humaine. L’objectif n’est pas de confier toute l’évaluation à un outil, mais de réserver le temps des équipes aux situations qui nécessitent réellement leur intervention.
Organiser l’évaluation des tiers sur plusieurs niveaux
Une bonne organisation doit clairement définir ce que chacun prend en charge entre outil et intervention humaine.
En outre, l’intégralité du traitement des données collectées ne doit pas reposer sur un seul et même niveau d’acteur. En fonction de l’organisation de l’entreprise, trois niveaux d’acteurs devraient participer aux évaluations.
Toutefois, une évaluation n’a d’intérêt que si ses résultats permettent de prendre une décision. C’est pourtant une étape qui peut devenir difficile lorsque plusieurs équipes interviennent.
L’AFA relève que la multiplicité des acteurs, la coordination entre équipes, la mauvaise compréhension des résultats de l’évaluation par les opérationnels constitue une difficulté dans les entreprises qui ont mis en place différents niveaux.
C’est pourquoi cette solution n’est valable qu’à condition de clarifier les responsabilités de chacun.
Les équipes opérationnelles disposent souvent d’informations concrètes sur la relation avec le tiers : nature de la prestation, contexte commercial, interlocuteurs ou particularités de la relation. Elles peuvent donc contribuer à l’évaluation, tandis que les équipes spécialisées interviennent lorsque l’analyse nécessite une expertise complémentaire.
L’enjeu est donc de disposer d’un circuit de décision suffisamment clair pour traiter rapidement les situations simples et orienter les cas nécessitant une expertise supplémentaire, sans imposer le même niveau de validation à tous les tiers.
vérifier les résultats, comprendre leur contexte et, lorsque cela est nécessaire, revoir le niveau de risque attribué</strong> au tiers. L’AFA rappelle que cette analyse est indispensable lorsque certains facteurs nécessitent une appréciation humaine, voire collégiale.
Oui, l’évaluation des tiers est réellement difficile et ses difficultés sont documentées par les retours d’entreprises recueillis par l’AFA. Mais la bonne nouvelle est qu’elles portent moins sur une impossibilité juridique que sur la gestion concrète de la volumétrie, des données, de l’analyse, des ressources et du suivi. L’approche par les risques, la centralisation des données, l’automatisation ciblée et l’analyse humaine permettent de rendre le dispositif plus gérable pour les entreprises.
