La LCB-FT ou la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en entreprise impose certaines obligations aux entités assujetties.
Pour s’assurer de leur bonne mise en œuvre, les autorités de supervision peuvent procéder à un contrôle de conformité LCB-FT (ou contrôle LAB). Le plus exaspérant dans les contrôles est de constater que la grande majorité des manquements relevés ne concerne pas des entreprises qui ont cherché à contourner leurs obligations, non, elle concerne des organisations qui pensaient être conformes et qui ne l’étaient pas sur des points précis.
Comprendre comment un contrôle LCB-FT se déclenche, comment il se déroule et, surtout, ce qu’il examine réellement, c’est déjà se donner les moyens de l’aborder dans de bonnes conditions. On vous explique tout cela.
Comment se déclenche un contrôle LCB-FT et qui le conduit ?
Le contrôle de conformité LAB est conditionné à plusieurs facteurs. Son déclenchement et son format (sur site ou hors site) et son intensité dépendent du secteur d’activité, du niveau d’exposition aux risques de l’entité concernée et de l’autorité de supervision compétente. On fait le point.
Contrôle de conformité LAB : les autorités de supervision selon les secteurs
Comme chaque secteur d’activité répond à des lignes directrices différentes au vu des spécificités métier, l’autorité qui conduit le contrôle de conformité LCB-FT varie donc selon la profession exercée, par exemple :
- ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) pour les établissements bancaires, compagnies d’assurance, changeurs manuels et prestataires de services sur cryptoactifs (PSAN) ;
- AMF (Autorité des Marchés Financiers) pour les conseillers en investissement financier (CIF) et sociétés de gestion de portefeuille ;
- OEC (Ordre des experts-comptables via son comité LCB-FT) pour les experts-comptables, salariés autorisés, structures d’exercice professionnel ;
- CSN (Conseil Supérieur du Notariat) pour les notaires et offices notariaux ;
- CNB (Conseil National des Barreaux) pour les avocats pour leurs activités assujetties ;
- DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) pour les agents immobiliers, marchands de biens et administrateurs de biens.
Cette distinction est importante, car chaque superviseur dispose de sa propre grille d’évaluation, de ses propres outils et de ses propres critères de sélection des entités à contrôler.
Notons toutefois que, quelle que soit l’autorité concernée, la logique de contrôle converge sur les mêmes fondamentaux que sont la vérification de l’effectivité du dispositif, la cohérence entre les procédures écrites et les pratiques réelles ainsi que la qualité de la traçabilité.
Conformité LAB : les 3 types de contrôle selon le niveau d’exposition aux risques
Depuis la transposition de la 5e directive LCB-FT, les autorités de supervision sont tenues d’adopter une approche fondée sur les risques à l’instar d’un dispositif de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
Ainsi, la fréquence et l’intensité des contrôles sont proportionnelles au niveau d’exposition de l’entité contrôlée. Trois formats de contrôle coexistent.
- Le contrôle sur site est réservé aux entités et professionnels considérés comme fortement exposés aux risques LAB. Un contrôleur se déplace physiquement dans la structure pour examiner l’organisation, les procédures et les dossiers clients. C’est le format le plus complet et le plus exigeant.
- Le contrôle hors site s’applique aux entités moyennement exposées. Il se déroule à distance, sur la base de questionnaires préparatoires et de documents transmis par l’entreprise contrôlée à l’autorité de supervision. Il ne nécessite pas de déplacement, mais il couvre les mêmes obligations fondamentales que le contrôle sur site.
- Le contrôle qualité concerne les entités faiblement exposées. Par exemple, pour les experts-comptables, il est réalisé par les conseils régionaux de l’Ordre dans le cadre du contrôle de qualité habituel avec un volet LCB-FT intégré. Il est moins intensif que les deux précédents, mais il n’en est pas moins contraignant, car les obligations LAB y sont vérifiées et des manquements peuvent y être relevés.
Conformité LAB : le déclenchement d’un contrôle externe
La sélection des entités à contrôler repose, comme nous le disions, sur l’évaluation de l’exposition aux risques.
Pour reprendre l’exemple des experts-comptables, l’outil d’évaluation est l’ARPEC (Analyse des Risques pour la Profession d’Expertise Comptable). Tous les trois ans, un questionnaire d’évaluation est adressé à chaque expert-comptable inscrit à l’Ordre. Ses réponses permettent de le classer en trois catégories : fortement exposé, moyennement exposé, faiblement exposé. C’est ce classement qui détermine le type de contrôle auquel il sera soumis.
Bon à savoir : l’absence de réponse à ce questionnaire dans les délais impartis entraîne automatiquement un contrôle sur site, sans bénéfice de la procédure de recontrôle à un an en cas de manquements. Comme vous le comprenez, ne pas répondre au questionnaire d’évaluation n’est donc pas une option neutre.
Pour les autres secteurs, la logique est comparable : l’autorité de supervision évalue l’exposition au risque en fonction du type d’activité, du volume de clients, de la nature des missions, de l’exposition internationale et des éventuels signalements reçus.
Des contrôles thématiques peuvent également cibler simultanément une catégorie d’acteurs entière, indépendamment de tout incident individuel déclaré.
Contrôle de conformité LCB-FT sur site : le fonctionnement
Un contrôle sur site suit une séquence structurée en trois phases distinctes. Les connaître vous permettra d’anticiper ce qui sera demandé à chaque étape et d’éviter les situations où une information pourtant disponible n’est pas trouvable au moment voulu.
Phase préparatoire au contrôle LAB : les questionnaires horizontaux
La notification du contrôle est adressée par courriel au professionnel concerné au moins 90 jours avant la date envisagée pour la visite sur site. Dès son authentification sur la plateforme dédiée, l’entreprise contrôlée a accès aux questionnaires préparatoires dits horizontaux à renseigner dans les 60 jours suivants la notification.
Comme vous vous en doutez, le contenu de ces questionnaires varie selon la configuration de la structure.
Lorsque plusieurs professionnels exercent dans la même structure, deux questionnaires distincts sont à renseigner. Le premier questionnaire porte sur l’organisation et les procédures internes de la structure :
- missions réalisées ;
- rôle des intervenants LCB-FT ;
- niveau de formation des collaborateurs ;
- procédures de vigilance ;
- relations avec Tracfin ;
- contrôles internes.
Il peut être rempli par le responsable du contrôle interne LAB de la structure.
Le second porte sur l’exercice professionnel personnel de la personne contrôlée : ses clients exposés aux risques LCB-FT, sa mise en œuvre personnelle des obligations de vigilance et ses propres relations avec Tracfin. Ce second questionnaire doit être rempli uniquement par le professionnel visé.
Lorsqu’un seul professionnel exerce dans la structure, un questionnaire unique couvre à la fois les procédures internes de la structure et le respect personnel des obligations LCB-FT. C’est le professionnel qui le remplit intégralement.
Attention, ces questionnaires ne sont pas une formalité. Le contrôleur les analyse avant sa visite, c’est sur cette base qu’il identifie les points à approfondir sur place et sélectionne les dossiers clients à examiner.
Phase d’exécution du contrôle LAB : le contrôle des dossiers
Le contrôle sur site articule deux niveaux de vérification complémentaires.
Le contrôle horizontal porte sur l’organisation et les procédures de la structure. Le contrôleur vérifie que ce qui a été décrit dans les questionnaires préparatoires correspond à la réalité observée sur place. Il examine :
- le manuel de procédures ;
- les circuits d’alerte ;
- les outils utilisés ;
- le niveau de formation des collaborateurs ;
- l’organisation de la fonction LCB-FT au sein de la structure.
Le contrôle vertical porte sur des dossiers clients individuels. Le professionnel remet au contrôleur la liste de ses clients avec, pour chacun, le chiffre d’affaires associé, la nature de la mission et le niveau de risque LCB-FT attribué.
Le contrôleur sélectionne en priorité les dossiers à risque élevé résultant de l’application de l’ARPEC ou des règles internes de la structure. Pour chaque dossier examiné, il vérifie la chaîne complète des obligations LAB :
- identification et vérification de l’identité du client et de son bénéficiaire effectif ;
- cohérence du niveau de risque attribué avec le profil réel du client ;
- mesures de vigilance appliquées ;
- traçabilité des décisions ;
- existence d’une déclaration de soupçon le cas échéant.
Phase de restitution du contrôle LCB-FT : du rapport provisoire au rapport définitif
À l’issue de la visite, le contrôleur établit un rapport provisoire qui retrace ses constats (points positifs et manquements). Ce rapport est communiqué au professionnel contrôlé et au représentant légal de la structure qui disposent alors d’un délai de 45 jours pour présenter leurs observations.
Ces échanges contradictoires sont importants, car ils permettent de clarifier des situations mal comprises, d’apporter des éléments complémentaires ou de corriger des constats basés sur des informations incomplètes.
Le rapport définitif intègre ces observations et débouche sur l’une des trois conclusions suivantes :
- sans observation : le professionnel et la structure respectent leurs obligations LCB-FT, et le rapport peut comporter quelques pistes d’amélioration, sans caractère contraignant ;
- avec simples observations : des manquements peu nombreux ou sans incidence grave ont été relevés, et des recommandations sont formulées, parfois assorties d’une convocation devant le comité LCB-FT ;
- avec observations entraînant un recontrôle à un an : en cas de manquements nombreux ou significatifs, le professionnel reçoit une injonction de remédiation et peut être contraint à suivre une formation spécifique. Si les manquements persistent lors du recontrôle, une procédure disciplinaire est ouverte.
Les documents à préparer avant un contrôle de conformité LCB-FT
La préparation documentaire en vue d’un contrôle ne doit pas être prise à la légère. Elle ne se fait pas en quelques jours avant le contrôle, elle se construit dans la durée, au fil du maintien en condition opérationnelle du dispositif. Nous vous conseillons donc de bien documenter toute action LAB.
Toujours est-il qu’en cas de contrôle de conformité, le contrôleur vous demandera certains documents au regard de sa grille de vérification.
Documents relatifs à l’organisation du dispositif
✅Procédure interne LCB-FT à jour, datée, signée par le responsable désigné
✅Classification des risques de l’entité, avec date de dernière révision
✅Organigramme fonctionnel LAB : responsable désigné, circuits d’escalade, rôles des intervenants
✅Rapport(s) de contrôle interne LCB-FT des 12 derniers mois avec plan d’actions correctives le cas échéant
Documents relatifs aux dossiers clients
✅Dossiers de connaissance client (KYC) complets pour l’ensemble du portefeuille actif et classés par niveau de risque
✅Preuves de vérification d’identité : pièces collectées, résultats de screening des sanctions et des PPE, identification des bénéficiaires effectifs
✅Historique des mises à jour et révisions de profil de risque avec dates
✅Documentation des décisions de vigilance renforcée ou simplifiée avec les éléments d’analyse qui les justifient
Documents relatifs à la formation
✅Liste nominative des collaborateurs formés, avec dates, supports utilisés et contenu des sessions
✅Attestations de formation ou émargements horodatés
✅Justification de l’adéquation du contenu aux risques réels de la structure et aux évolutions réglementaires récentes
Documents relatifs aux déclarations
✅Traçabilité des situations analysées et non déclarées, avec les arguments de décision documentés
✅Pour les déclarations effectuées : conservation des éléments permettant de confirmer qu’une déclaration a été transmise à Tracfin, sans reproduction du contenu (confidentialité absolue)
Bon à savoir : les autorités de contrôle ou les ordres professionnels peuvent disposer d’une documentation complète sur le contrôle LAB, comme c’est le cas du guide de contrôle spécifique LCB-FT publié par l’Ordre des experts-comptables. Nous vous recommandons vivement de prendre contact avec votre autorité de contrôle pour savoir si un tel guide est disponible.
Les erreurs les plus fréquentes lors d’un contrôle LAB
Les constats récurrents des contrôles LCB-FT permettent de relever les points de défaillance fréquents chez les entités contrôlées. S’il est bon d’apprendre de ses erreurs, c’est encore plus judicieux et moins risqué d’apprendre de celles des autres. On fait le point sur les erreurs fréquentes, mais surtout, comment faire pour les éviter.
Les manquements documentaires lors du contrôle de conformité LCB-FT
Les manquements documentaires sont les plus fréquemment relevés et paradoxalement, les plus simples à éviter avec un minimum d’organisation, surtout avec la checklist que nous avons précédemment partagée.
La procédure interne non mise à jour est le manquement le plus courant. Rédigée lors d’un projet de mise en conformité, elle n’a pas été révisée depuis le dernier changement réglementaire ou organisationnel. Elle décrit une structure qui n’existe plus, avec des responsables qui ont changé de poste.
La classification des risques obsolète suit la même logique puisqu’elle reflète une photographie de l’activité à un instant T, souvent lointain, et donc sans tenir compte des nouveaux segments clients, des nouvelles missions ou des évolutions du portefeuille.
Les dossiers clients incomplets constituent le troisième grand écueil. Les lacunes sont variées et sont immédiatement visibles lors du contrôle vertical :
- informations manquantes ;
- documents d’identité expirés ;
- bénéficiaires effectifs non identifiés ;
- niveaux de risque non justifiés ;
- etc.
Enfin, l’absence de traçabilité sur les décisions de non-déclaration est un point souvent méconnu. Ne pas avoir déclaré une situation à Tracfin est tout à fait légitime si l’analyse conclut à l’absence de soupçon, MAIS cette analyse doit être documentée. Un contrôleur qui ne trouve aucune trace de situations analysées et écartées peut en déduire qu’aucune analyse n’a été conduite.
Les manquements organisationnels lors du contrôle de conformité LCB-FT
Ces manquements sont plus structurels, ils sont donc plus longs à corriger.
Les formations non tracées ou non renouvelées figurent systématiquement dans les constats de contrôle. Ce qui compte pour le contrôleur, c’est la preuve que la formation LAB a eu lieu, que son contenu était adapté aux risques réels de la structure et qu’elle a été renouvelée.
Le circuit d’alerte non formalisé est un manquement organisationnel fréquent dans les structures de taille intermédiaire. En pratique, les équipes ne savent pas précisément à qui remonter une situation suspecte, dans quel délai et sous quelle forme. Et donc, en l’absence de formalisation, les alertes ne remontent pas ou trop tard.
Enfin, il est assez courant que le responsable LCB-FT désigné n’ait pas d’autorité ou de réelle disponibilité. C’est un signal négatif fort lors d’un contrôle, car il démontre une désignation « pour la forme » et sans réelle implication de l’entreprise dans la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. En pratique, comment voulez-vous que le dispositif LAB soit efficace si le responsable LCB-FT ne dispose pas du temps nécessaire pour s’en occuper ?
Bon à savoir : outre le fait d’avoir les compétences nécessaires, le responsable conformité LCB-FT doit également bénéficier d’une indépendance de jugement et, de fait, il doit être rattaché à la direction générale de l’entreprise.
L’idée de faire l’objet d’un contrôle de conformité LCB-FT est une crainte légitime pour nombre d’entreprises assujetties. Mais avec de la préparation, vous limitez les risques de manquement. Un contrôle LAB bien préparé doit démontrer que chaque décision, chaque pratique et chaque lacune peut être expliquée et documentée. Les autorités de supervision, dont les exigences vont continuer à se renforcer avec la montée en puissance de l’AMLA au niveau européen, valorisent explicitement la démarche de pilotage. Ainsi, un dispositif imparfait, mais en amélioration continue et avec des preuves de gouvernance sérieuse est toujours mieux perçu qu’un dispositif figé présenté comme complet. À méditer !
