Pour bien choisir sa solution KYC, il faut prendre en compte la profession exercée, car les obligations et leur mise en œuvre varient sensiblement.
Pour un expert-comptable, la conformité LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) est indissociable d’une réalité concrète. Les cabinets savent que la conformité KYC est vérifiée, documentée et sanctionnable. Pour autant, lors d’un contrôle, la plupart découvrent que leurs outils (fichiers Excel, dossiers partagés, messageries, etc.) ne produisent pas le niveau de traçabilité que le contrôleur attend.
Un outil KYC dédié à la profession d’expert-comptable change structurellement ce rapport et on vous explique comment.
Contrôle LAB des experts-comptables : ce qu’il faut savoir
La norme NPLAB (publiée au Journal officiel du 13 décembre 2020, en vigueur depuis le 1er janvier 2021 et renforcée par la nouvelle norme NPMQ entrée en vigueur le 1er janvier 2025) définit précisément ce que l’Ordre des experts-comptables (OEC autorité de supervision compétente pour cette profession) contrôle.
Connaître ces points, c’est savoir exactement ce qu’un outil KYC doit couvrir et pourquoi un dispositif généraliste ne suffit pas.
Les 5 points de contrôle systématiques
Le contrôleur LAB peut demander à consulter n’importe quel dossier client. Voici ce qu’il examine, point par point.
1. L’identification et la vérification du client
En cas de contrôle de conformité LCB-FT, l’autorité compétente vérifie l’existence d’un dossier KYC formalisé pour chaque client en mission active, à savoir :
- pièces d’identité valides ;
- identification des représentants légaux ;
- identification des bénéficiaires effectifs pour les personnes morales.
Un dossier sans pièce d’identité à jour ou sans identification des bénéficiaires effectifs est un manquement immédiat.
2. Le questionnaire LAB de l’Ordre
L’utilisation du formulaire officiel de l’OEC est également contrôlée. Celui-ci doit être correctement rempli, signé et daté. Les questionnaires partiellement complétés, non datés ou non signés sont systématiquement relevés et comptent parmi les erreurs les plus fréquentes dans les cabinets contrôlés.
3. Le scoring de risque documenté
Chaque client doit être classé selon son niveau de risque (faible/moyen/élevé) avec une justification traçable. Un classement sans critères documentés est inopposable devant le contrôleur. Le défaut le plus courant est le scoring « risque faible » appliqué par défaut à l’ensemble du portefeuille client sans analyse individuelle.
Pour rappel, le niveau de risque détermine le niveau de surveillance applicable (vigilance simplifiée, vigilance standard, vigilance renforcée).
Extrait du mémo : Mise en œuvre du dispositif LCB-FT par les professionnels supervisés par la douane.
4. La mise à jour des dossiers
Les dossiers actifs doivent être révisés selon la fréquence définie par le niveau de risque. Un dossier à risque moyen non revu depuis trois ans pour un client en mission active constitue un manquement, même si la relation est ancienne et sans incident.
5. La piste d’audit complète
L’ensemble des actions et décisions doivent être traçables, c’est-à-dire, de la création du dossier à la mise à jour en passant par la gestion des alertes, les décisions de classement et les révisions effectuées.
Les erreurs les plus fréquentes lors d’un contrôle LAB de l’OEC
Les observations documentées des contrôles OEC font ressortir les mêmes défaillances d’un cabinet à l’autre, et ce indépendamment de la taille ou de l’ancienneté de l’entreprise. Pour vous aider à ne pas commettre les mêmes erreurs, en voici la liste :
- dossiers ouverts sans questionnaire LAB ou avec questionnaire incomplet ;
- mission démarrée avant que le processus KYC soit finalisé ;
- bénéficiaires effectifs non identifiés ou non mis à jour après une modification de la structure actionnariale (cession de parts, entrée d’un nouvel associé) ;
- scoring par défaut appliqué sans analyse et sans justifications individuelles ;
- documents justificatifs expirés dans des dossiers actifs, jamais signalés, ni renouvelés ;
- formations LCB-FT non documentées ou réalisées de façon informelle sans trace écrite permettant d’en prouver la tenue ;
- écart entre les procédures écrites et les pratiques réelles : le fait d’avoir une procédure écrite ne protège pas l’entreprise s’il y a une divergence avec sa mise en œuvre concrète.
Bon à savoir : un contrôleur LAB de l’OEC n’évalue pas les intentions du cabinet, il vérifie la réalité documentaire. Un dossier bien intentionné, mais mal formalisé échoue au contrôle.
Maintenant que vous savez ce qui est contrôlé et les manquements les plus fréquents, vous êtes plus à même de choisir un outil qui vous permettra d’y répondre au mieux.
Les avantages d’un outil KYC dédié aux experts-comptables
Un outil KYC généraliste peut couvrir une partie des besoins, alors qu’un outil conçu spécifiquement pour la profession d’expert-comptable va plus loin. En effet, il intègre le référentiel normatif de l’Ordre des experts-comptables, le formulaire officiel OEC et les exigences documentaires spécifiques aux missions d’expertise comptable (sans que le collaborateur ait à connaître le détail de chaque exigence pour s’y conformer).
L’automatisation du contrôle documentaire
La spécificité de l’expert-comptable est de gérer des clients aux profils très variés (TPE, PME, associations, holdings, sociétés civiles, professions libérales, etc.) avec des niveaux d’exposition au risque différents selon la nature des missions et la structure juridique du client.
C’est tout là l’intérêt d’un outil KYC adapté à cette réalité, car il permet :
- la création automatique du dossier à partir du numéro SIREN : les données légales disponibles dans les registres publics sont préremplies (dénomination, siège social, représentants légaux, forme juridique, etc.) sans ressaisie manuelle, sans erreur de frappe, etc. ;
- l’intégration native du formulaire OEC : le questionnaire LAB de l’Ordre est directement accessible dans l’outil, pré-structuré par type de mission pour que le collaborateur le complète directement dans l’interface, la signature et la date sont enregistrées automatiquement ;
- la liste documentaire est adaptée au profil (personne morale, personne physique, association loi 1901, SCI, holding, etc.) : l’outil génère la liste de pièces correspondantes, et non une liste générique maximale qui surcharge inutilement les dossiers à faible risque ;
- l’émission d’alertes préventives sur les documents expirants : la date de validité de chaque pièce est enregistrée, une alerte est déclenchée avant l’échéance et le collaborateur reçoit un rappel dans l’interface sans avoir à surveiller manuellement les échéances de chaque dossier ;
- la visualisation des liens entre les personnes physiques et les entreprises : pour les structures complexes (holdings avec filiales, associés communs à plusieurs sociétés clientes, etc.), la représentation graphique des liens facilite l’identification des bénéficiaires effectifs et la détection des incohérences ;
- la création d’une piste d’audit complète et automatique : chaque action est enregistrée avec sa date, son auteur et la décision associée pour que l’ensemble du dossier soit présentable depuis l’outil en quelques clics et sans reconstitution manuelle en cas de contrôle LCB-FT.
Le scoring automatique
Le scoring de risque est l’un des points les plus fréquemment défaillants lors des contrôles LCB-FT, non par mauvaise foi, mais parce que son calcul manuel est subjectif et rarement documenté.
Un outil KYC dédié calcule automatiquement le niveau de risque de chaque client à partir de critères objectifs et paramétrés qui peuvent être ajustés selon la politique de risque du cabinet.
| Critère évalué | Niveau d’influence | Ce qui déclenche une vigilance renforcée |
|---|---|---|
| Pays de résidence ou d’activité | Élevé | Pays sur liste GAFI ou liste UE à risque |
| Nature de l’activité économique | Moyen | Secteur sensible : immobilier, crypto, jeux |
| Structure de propriété | Élevé | Bénéficiaire effectif non identifié, structure à plusieurs niveaux |
| Statut PPE | Élevé | PPE (Personne Politiquement Exposée) dentifiée parmi les bénéficiaires ou représentants légaux (Répertoire National des élus, déclarations d’intérêts et de patrimoine, activités annexes des responsables publics, etc.). |
| Historique de la relation | Moyen | Anomalie passée, alerte non résolue, irrégularité documentaire |
| Type de mission | Faible à moyen | Gestion de patrimoine, constitution de société, transactions immobilières |
Le score est recalculé automatiquement à chaque mise à jour du dossier. La méthode de calcul est documentée dans le paramétrage de l’outil constituant une preuve opposable démontrant que le classement n’est pas arbitraire et que les procédures internes sont effectivement appliquées.
L’intégration d’un l’outil KYC dans le flux du cabinet d’experts-comptables
L’adoption d’un outil KYC n’est efficace que si elle s’intègre dans le flux normal de la relation client et non comme une couche supplémentaire à gérer en parallèle. Autrement dit, la conformité doit être intégrée dans le processus.
Voici notre checklist couvrant l’ensemble du cycle de vie d’un dossier client, de l’entrée en mission jusqu’au contrôle. Elle peut vous servir de base pour votre procédure interne LAB ou de liste d’auto-contrôle.
À l’entrée en mission/avant toute signature
✅ Dossier KYC créé dans l’outil dès la première prise de contact (pas après la signature de la lettre de mission)
✅ Données légales vérifiées via le numéro SIREN : dénomination, siège, représentants légaux, forme juridique
✅ Bénéficiaires effectifs identifiés via le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) et vérifiés dans le dossier
✅ Pièce d’identité du dirigeant et/ou des bénéficiaires effectifs collectée, valide, vérifiée et enregistrée avec sa date d’expiration
Questionnaire LAB de l’OEC complété, signé et daté dans l’outil
✅ Scoring de risque calculé, niveau de vigilance applicable déterminé et documenté
✅ Screening sur les listes de sanctions internationales et PPE effectué sur tous les bénéficiaires identifiés
✅ Lettre de mission envoyée uniquement après validation de la complétude du dossier KYC
En cours de mission/suivi actif
✅ Dossier mis à jour immédiatement en cas de changement significatif : nouveau gérant, cession de parts, changement d’activité, modification du siège
✅ Alerte sur document expirant traitée dans le délai paramétré (recommandé : 60 jours avant expiration)
✅ Révision périodique effectuée selon la fréquence définie par le niveau de risque : annuelle pour les profils élevés, biennale pour les profils standards, tous les 3 à 5 ans pour les profils faibles
✅ Toute anomalie transactionnelle ou incohérence de profil documentée dans le dossier avec la date et l’analyste concerné
En cas de soupçon ou d’alerte
✅ Examen renforcé lancé et documenté dans l’outil avec les éléments factuels retenus
✅ Décision formalisée : clôture justifiée, escalade au responsable LAB ou déclaration à Tracfin
✅ Si déclaration Tracfin : déclaration archivée avec son accusé de réception
✅ Le cas échéant, décision de maintien ou de cessation de la mission documentée nominativement
Avant un contrôle LAB de l’Ordre des experts-comptables
✅ Export de l’ensemble des dossiers et de la piste d’audit généré depuis l’outil (idéalement en moins d’une heure)
✅ Vérification du taux de complétude des dossiers actifs via le tableau de bord
✅ Vérification de l’absence de dossiers actifs avec documents expirés ou révisions en retard
✅ Vérification de la cohérence entre les procédures écrites du cabinet et le paramétrage de l’outil
✅ Formations LAB des collaborateurs documentées et à jour (attestations archivées)
Attention, un outil KYC automatise le cadre documentaire, mais il ne se substitue pas au jugement professionnel de l’expert-comptable. Deux décisions restent strictement sous sa responsabilité.
- L’acceptation ou le refus d’une mission pour un client à risque élevé : l’outil peut scorer, alerter et préparer l’analyse, mais la décision d’entrer en relation ou d’y mettre fin appartient au responsable LCB-FT. La décision doit être tracée nominativement avec sa date et sa justification. En cas de contrôle, c’est elle qui démontre que le professionnel a exercé son jugement.
- La décision de déclaration à Tracfin : l’outil peut signaler une incohérence, une alerte de screening ou une anomalie transactionnelle. Mais c’est au responsable LCB-FT d’évaluer le faisceau d’indices et de décider de déclarer ou non. La déclaration engage la responsabilité du professionnel, elle ne peut pas être automatisée.
Le contrôle conformité LCB-FT de l’Ordre des experts-comptables relève de la vérification documentaire. Un outil KYC automatisé change la pratique de manière structurelle grâce à une préparation permanente pour un contrôle et non une urgence. Un cabinet dont les dossiers sont toujours à jour, les scores documentés, les alertes traitées et la piste d’audit complète n’a pas besoin de préparer un contrôle, il est prêt, à tout moment.
