Dans le cadre des obligations de conformité LCB-FT des entreprises, la procédure interne LAB est bien plus qu’un document administratif.
C’est le socle opérationnel sur lequel repose l’ensemble du dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Obligatoire pour toutes les entités assujetties au sens de l’article L. 561-2 du Code monétaire et financier, elle est systématiquement vérifiée lors des contrôles de conformité.
Autant dire qu’une procédure mal construite ou figée dans le temps expose l’entreprise à des risques réels (sanctions, mise en cause de la responsabilité du dirigeant, voire atteinte à la réputation).
C’est pourquoi on vous explique concrètement pourquoi et comment élaborer et structurer votre procédure interne LCB-FT. C’est parti !
Un document obligatoire au cœur du dispositif LCB-FT
Dans le cadre de leur dispositif LCB-FT, les entités assujetties doivent obligatoirement formaliser deux documents distincts : la classification des risques et la procédure interne LCB-FT.
Ces deux documents sont complémentaires. La classification des risques identifie et hiérarchise les expositions propres à l’activité, tandis que la procédure interne traduit cette analyse en modalités concrètes de mise en œuvre.
Procédure interne LCB-FT : ce que la loi exige concrètement
L’article L. 561-32 du Code monétaire et financier impose aux entités assujetties de définir et d’appliquer des procédures internes propres à assurer le respect de leurs obligations LCB-FT.
Ces obligations couvrent notamment la vigilance à l’égard de la clientèle, la détection des opérations atypiques, la déclaration de soupçon à Tracfin (le service de renseignement financier français rattaché au ministère de l’Économie) et la conservation des documents.
De plus, la procédure interne doit être :
- formalisée par écrit dans un document unique ou répartie sur plusieurs supports cohérents entre eux ;
- portée à la connaissance des collaborateurs concernés, en particulier ceux impliqués dans les opérations commerciales, la conformité et le contrôle interne ;
- opérationnelle, c’est-à-dire être adaptée à la taille, à la structure et au secteur d’activité de l’organisation ;
- mise à jour régulièrement, notamment lors d’évolutions réglementaires significatives.
Les entités concernées sont nombreuses et couvrent des secteurs très variés : experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, notaires, agents immobiliers, établissements de crédit, entreprises d’assurance, opérateurs de jeux, etc.
Chacun dispose de son autorité de contrôle dédiée, par exemple, l’Ordre des experts-comptables (OEC), le Conseil national des barreaux (CNB), le Conseil supérieur du notariat (CSN), etc., mais les exigences de fond restent largement communes.
Procédure unique LCB-FT ou pluralité de documents ?
Comme nous le disions précédemment, la procédure LCB-FT peut être rédigée dans un document unique ou s’articuler autour de plusieurs supports thématiques (politique LCB-FT générale, fiches opérationnelles par type de client ou de risque, procédures spécifiques par service). Cette seconde approche est souvent plus adaptée aux organisations de taille intermédiaire où les processus diffèrent selon les métiers ou les implantations.
Quelle que soit la forme retenue, la cohérence d’ensemble et l’accessibilité pour les équipes sont non négociables. La rédaction de la procédure interne peut être externalisée auprès d’un prestataire spécialisé, mais la responsabilité de sa mise en œuvre reste intégralement celle du dirigeant. Aucun organisme extérieur n’est accrédité pour certifier la conformité d’une procédure.
Ce que la procédure interne doit obligatoirement couvrir
La procédure interne LCB-FT doit refléter l’organisation réelle de l’entreprise, ses processus métier et ses risques spécifiques. Voici les blocs indispensables qu’elle doit couvrir.
La gouvernance et les responsabilités internes
La procédure LAB doit identifier nominativement les personnes en charge du dispositif LCB-FT au sein de l’organisation.
Le responsable LCB-FT est désigné parmi les dirigeants ou les collaborateurs occupant une position hiérarchique suffisamment élevée pour disposer d’une autorité réelle sur les processus concernés.
Aussi, dans une structure de petite taille, le dirigeant assume souvent cette fonction. Dans une organisation plus grande, elle peut être confiée à un responsable conformité, juridique ou contrôle interne indépendant de la filière commerciale.
Toujours est-il que le responsable LCB-FT pilote le dispositif, supervise la formation des équipes et constitue l’interlocuteur de référence pour l’autorité de contrôle.
Les interlocuteurs Tracfin désignés dans la procédure sont au nombre de deux :
- le déclarant Tracfin est chargé de transmettre les déclarations de soupçon via la plateforme sécurisée ERMES ;
- le correspondant Tracfin est le destinataire des demandes formulées par Tracfin auprès de l’organisation (droits de communication, demandes de renseignements, etc.).
Ces deux fonctions peuvent être exercées par la même personne dans les petites structures, mais ne peuvent en aucun cas être externalisées à un tiers.
La procédure doit également préciser les modalités de formation des collaborateurs :
- personnes concernées (équipes commerciales, conformité, contrôle interne) ;
- fréquence ;
- supports utilisés ;
- traçabilité des actions de formation.
Une feuille de présence ou un registre interne suffit à justifier le respect de cette obligation. L’accès à une simple documentation en ligne ne constitue pas une formation au sens de la réglementation.
Les mesures de vigilance LCB-FT et leur application
La procédure doit aussi décrire comment l’organisation met en œuvre ses obligations de vigilance à l’égard de sa clientèle. Pour cela, elle doit couvrir plusieurs volets.
Extrait du mémo : Mise en œuvre du dispositif LCB-FT par les professionnels supervisés par la douane.
La distinction entre client en relation d’affaires et client occasionnel
Les obligations LCB-FT ne sont pas identiques selon la nature de la relation commerciale. Un client en relation d’affaires est celui avec lequel est établi un lien durable et répété, alors qu’un client occasionnel est celui qui réalise une opération ponctuelle.
La procédure doit alors définir les critères retenus par l’organisation pour opérer cette distinction, car c’est de cette qualification que dépend le niveau de vigilance applicable.
Les modalités d’identification et de vérification d’identité
L’identification consiste à recueillir les éléments déclaratifs : nom, prénom, date de naissance pour une personne physique et dénomination, forme juridique, numéro d’immatriculation pour une personne morale.
La vérification consiste à corroborer ces informations à l’aide de pièces probantes. La procédure précise les documents acceptés, les modalités de recueil (en face à face ou à distance) et les règles de conservation.
Le recueil des informations de connaissance client
Le recueil des informations renvoie aux obligations KYC (Know Your Customer ou connaissance du client). Dans ce cadre, la procédure fixe les données à collecter, leur niveau de profondeur selon le profil de risque du client et les conditions de mise à jour.
Le niveau de vigilance à appliquer
Il y a plusieurs niveaux de vigilance LCB-FT selon les risques : standard, renforcée (pour les clients ou opérations à risque élevé) ou simplifiée (dans des cas limitativement définis). La procédure doit donc décrire les critères de déclenchement de la vigilance renforcée et les diligences supplémentaires à effectuer dans ce cas, notamment la conduite d’un examen renforcé de l’opération.
Extrait du mémo : Mise en œuvre du dispositif LCB-FT par les professionnels supervisés par la douane.
Le contrôle LCB-FT interne
Le contrôle interne vise à s’assurer que les procédures sont effectivement appliquées. C’est pourquoi la procédure doit préciser :
- qui réalise ces contrôles (une personne distincte des opérationnels, dans le respect du principe des quatre yeux) ;
- à quelle fréquence ;
- selon quel périmètre ;
- comment les résultats sont tracés.
Les contrôles peuvent être manuels ou automatisés et doivent pouvoir être justifiés en cas de vérification. Un compte rendu des contrôles, mentionnant les éventuels dysfonctionnements et les mesures correctives prises, constitue un élément de preuve précieux.
La conservation des documents LCB-FT et le RGPD
La conservation des documents est encadrée par le Code monétaire et financier. Ainsi, les informations et documents relatifs aux clients, aux mesures de vigilance, aux opérations et aux examens renforcés doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires ou de la réalisation de l’opération.
La procédure interne LCB-FT doit préciser les lieux de stockage (physique et/ou dématérialisé) et les modalités d’accès.
Attention, l’articulation avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est souvent sous-estimée. Les obligations LCB-FT constituent une base légale valide pour le traitement des données personnelles des clients. Mais cette base légale ne dispense pas de respecter les principes de transparence, de minimisation des données et de limitation de la durée de conservation.
La procédure doit donc préciser la finalité du traitement, les catégories de données concernées, leur durée de conservation et les droits des personnes. Pour plus d’informations sur ce point, le site de la CNIL constitue la référence.
Procédure interne LCB-FT : un document interne vivant
Une procédure interne LCB-FT n’est pas un document que l’on rédige une fois pour toutes. Pour qu’elle reste opérationnelle, quelques réflexes sont à adopter :
- intégrer une revue annuelle dans le calendrier de conformité, indépendamment de toute évolution réglementaire ;
- désigner un responsable de la mise à jour, distinct des équipes opérationnelles ;
- aligner la procédure avec les outils utilisés : si l’organisation s’appuie sur un logiciel de gestion ou un outil de conformité LAB, la procédure doit décrire comment cet outil s’intègre dans les processus (criblage des sanctions, alertes, génération de rapports) ;
- former les collaborateurs à chaque mise à jour significative : une évolution de la réglementation (par exemple, la transposition d’une directive européenne LCB-FT) justifie une session de sensibilisation (avec traçabilité) des collaborateurs concernés.
Rédiger une procédure interne LCB-FT valable lors d’un contrôle
Une procédure mal construite expose l’entreprise à des risques tant d’un point de vue de pratiques illicites que de risques de sanctions. De plus, une procédure bien rédigée doit pouvoir être utilisée par n’importe quel collaborateur concerné sans qu’il ait besoin de demander comment faire.
C’est pourquoi, pour vous aider, nous vous avons fait une checklist pratique, car c’est ce dont les équipes ont besoin dans la pratique.
Checklist : les éléments indispensables d’une procédure opérationnelle
Avant de considérer votre procédure interne LCB-FT comme finalisée, passez-la au crible de cette liste de contrôle. Vous n’avez plus qu’à cocher les cases pour vous assurer de ne rien oublier !
Gouvernance
✅ Responsable LCB-FT identifié nominativement avec sa position hiérarchique
✅ Déclarant Tracfin désigné (nom, fonction, accès à la plateforme ERMES)
✅ Correspondant Tracfin désigné (peut être la même personne que le déclarant)
✅ Modalités de formation des collaborateurs formalisées (qui, quand, comment, traçabilité)
Vigilance client
✅ Critères de distinction relation d’affaires/client occasionnel définis
✅ Modalités d’identification et de vérification d’identité précisées selon le type de client (personne physique/personne morale, présence physique/distance)
✅ Documents probants acceptés listés (par exemple : carte d’identité, passeport, extrait K-bis de moins de 3 mois)
✅ Informations de connaissance client à recueillir définies (objet de la relation, origine des fonds, etc.)
✅ Niveaux de vigilance (standard, renforcée, simplifiée) et les critères de déclenchement décrits
✅ Procédure d’examen renforcé formalisée
Surveillance des opérations
✅ Opérations soumises à surveillance identifiées
✅ Seuils applicables précisés (et adaptés au secteur d’activité)
✅ Mécanisme de détection des opérations fractionnées prévu
✅ Processus de déclaration de soupçon à Tracfin décrit (déclencheur, délais, circuit interne)
Contrôle et documentation
✅ Dispositif de contrôle interne décrit (fréquence, périmètre, responsable, traçabilité)
✅ Durée et lieux de conservation des documents précisés (5 ans, stockage physique et/ou numérique)
✅ Articulation avec les obligations RGPD formalisée
Maintenance de la procédure
✅ Date de la dernière mise à jour indiquée
✅ Processus de révision périodique prévu (au minimum une révision annuelle ou en cas d’évolution réglementaire)
✅ Procédure accessible à tous les collaborateurs concernés (localisation indiquée)
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
Pour vous aider, voici un point sur les failles récurrentes relevées lors des contrôles de conformité, quel que soit le secteur :
❌ Procédure générique non adaptée au secteur ou à la taille = non-conformité et sanctions
❌ Procédure non mise à jour après évolution réglementaire = obsolescence et écart avec la pratique
❌ Collaborateurs non formés malgré l’existence du document = Inapplication terrain, responsabilité du dirigeant
❌ Absence de traçabilité des contrôles internes = Impossibilité de prouver la conformité
❌ Seuils et critères non adaptés à l’activité réelle = faux négatifs dans la détection des opérations atypiques
❌ Interlocuteurs Tracfin non désignés ou non à jour = dysfonctionnement en cas de déclaration urgente
La procédure interne LCB-FT est le reflet documentaire de la maturité de conformité d’une entreprise. Bien construite, elle ne vous protège pas seulement de la sanction, elle structure vos pratiques, clarifie les responsabilités de vos collaborateurs et renforce la confiance des différentes parties prenantes. Dans un contexte réglementaire en constante évolution, avec notamment les textes européens du paquet AML/AMLA en cours de déploiement, sa mise à jour régulière n’est pas une option. C’est la condition pour qu’elle conserve sa valeur sur le terrain comme devant l’autorité de contrôle.
