Dans le cadre des obligations de conformité LCB-FT des entreprises, la déclaration de soupçon à Tracfin est l’une des obligations les plus mal comprises dans sa mise en œuvre concrète.
Beaucoup de professionnels la perçoivent comme une démarche exceptionnelle réservée aux cas de fraude manifeste. C’est une erreur d’appréciation qui peut coûter cher, car le seuil légal est celui du soupçon, pas de la certitude.
Dès lors qu’un élément paraît incompatible avec le profil du client ou sans justification économique apparente, l’obligation s’applique. Ce guide pratique détaille qui déclare, quand, comment et surtout ce qu’il ne faut absolument pas faire. C’est parti !
Tracfin et la déclaration de soupçon : le cadre légal à connaître
La déclaration de soupçon s’inscrit dans un dispositif légal précis fixé par les articles L. 561-15 à L. 561-22 du Code monétaire et financier, avec des acteurs et des règles qu’il faut maîtriser avant toute mise en œuvre opérationnelle.
Qu’est-ce que Tracfin ?
Tracfin (Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins) est un service de renseignement financier placé sous l’autorité du ministère de l’Économie et des Finances. Son rôle est de recueillir, analyser et, le cas échéant, transmettre aux autorités judiciaires compétentes les informations relatives à des opérations financières suspectes.
Le point important à bien comprendre est que Tracfin ne sanctionne pas. Ce n’est pas une autorité de contrôle au sens disciplinaire du terme. Il ne prononce ni amendes ni interdictions professionnelles.
Il analyse les déclarations reçues, les croise avec d’autres sources d’information et les transmet au parquet lorsque les éléments sont suffisamment constitués pour justifier une enquête judiciaire.
Qui est obligé de déclarer à Tracfin ?
L’obligation de déclaration pèse sur l’ensemble des entités assujetties à la LCB-FT listées à l’article L. 561-2 du CMF : établissements de crédit, sociétés d’assurance, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats (dans le périmètre de leurs activités assujetties), notaires, agents immobiliers, opérateurs de jeux, prestataires de services sur actifs numériques, et bien d’autres.
En pratique, au sein de l’entreprise, c’est le déclarant Tracfin désigné nominativement dans la procédure interne LCB-FT qui effectue la déclaration. Ce n’est donc pas n’importe quel collaborateur qui peut ou doit contacter Tracfin directement.
Le circuit interne doit être clair. Un collaborateur qui détecte un élément suspect le remonte au responsable LCB-FT qui l’analyse et décide, le cas échéant, de mandater le déclarant pour transmettre la déclaration.
Quand déclarer à Tracfin : identifier le soupçon
C’est souvent sur ce point que les organisations butent. Quand est-on face à un soupçon qui justifie une déclaration et non simplement face à une situation inhabituellement complexe ?
La notion de soupçon : un concept large
La loi ne définit pas précisément ce qu’est un soupçon et c’est intentionnel. L’obligation de déclaration couvre tout fait susceptible d’être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. Le critère n’est pas la preuve, ni même la forte probabilité : c’est l’existence d’éléments qui, pris ensemble, ne trouvent pas d’explication économique ou légale satisfaisante.
Voici des situations concrètes qui peuvent justifier une déclaration :
- une transaction d’un montant inhabituellement élevé, sans rapport avec l’activité habituelle du client et sans justification fournie ;
- une incohérence entre le profil déclaré (revenus, activité professionnelle) et les flux financiers observés ;
- un client qui refuse de fournir les documents demandés dans le cadre des mesures de vigilance, ou qui fournit des documents dont l’authenticité est douteuse ;
- une opération structurée en plusieurs étapes ou plusieurs entités de façon à rester sous les seuils de vigilance (ce que l’on appelle le fractionnement) ;
- un client qui souhaite réaliser une opération, puis y renonce sans explication dès que des questions lui sont posées.
Ce dernier cas mérite une attention particulière, car même si l’opération n’a pas abouti, la tentative d’opération suspecte doit faire l’objet d’une déclaration. L’obligation ne porte pas sur l’opération réalisée, mais sur le soupçon, qu’il soit lié à une opération effective ou à une tentative avortée.
Les cas d’obligation renforcée de déclaration Tracfin
Au-delà de l’appréciation générale du soupçon, certaines situations imposent une déclaration Tracfin sans marge d’interprétation, à savoir :
- les opérations avec des personnes ou des entités résidant dans des pays ou territoires désignés par décret comme présentant des risques élevés en matière de LCB-FT ;
- les opérations impliquant des personnes faisant l’objet d’une information judiciaire pour blanchiment de capitaux ou infractions connexes ;
- les situations où le criblage des listes de sanctions révèle une correspondance non levée, et si le doute persiste après vérification, la déclaration à Tracfin s’impose en complément du contact avec la Direction générale du Trésor.
Comment faire une déclaration de soupçon Tracfin : le processus pas à pas
Maintenant que vous savez quand il faut déclarer à Tracfin, voyons comment s’y prendre concrètement, notamment en matière de contenu de la déclaration et le délai à respecter.
La plateforme ERMES : fonctionnement pratique
Les déclarations de soupçon sont transmises à Tracfin via la plateforme sécurisée ERMES (Échange de Renseignements et Mesures de Supervision) accessible depuis le portail officiel de Tracfin.
La déclaration par voie postale reste techniquement possible dans certains cas, mais la voie dématérialisée via ERMES est fortement recommandée, car elle garantit la traçabilité et l’accusé de réception.
Création d’un compte ou connexion à la plateforme ERMES
Pour rappel, l’accès à cette plateforme est réservé au déclarant et au correspondant Tracfin désignés dans la procédure interne, raison supplémentaire de s’assurer que ces rôles sont bien attribués et que les personnes concernées disposent des accès nécessaires avant d’en avoir besoin.
D’ailleurs, une fois connecté, le déclarant Tracfin doit vérifier les « informations du déclarant » grâce aux identifiants et aux informations qui y sont rattachées.
Bon à savoir : vous pouvez toutefois les modifier si besoin. C’est également à cette étape que vous pouvez choisir de désigner un correspondant Tracfin pour le suivi de votre déclaration.
Saisie de la déclaration de soupçon Tracfin
À l’ouverture du formulaire, vous avez 3 possibilités :
La déclaration initiale correspond à une nouvelle déclaration alors que la déclaration complémentaire vise à compléter une déclaration initiale. Pour cela, il suffit de choisir la déclaration initiale concernée grâce à son identifiant, son numéro A/R, la référence interne, le nom du déclarant ou encore de la date de saisie.
Bon à savoir : le contenu d’une déclaration de soupçon est inaccessible après transmission. Vous ne pourrez consulter que les informations présentes dans le tableau.
Tableau récapitulatif des déclarations déjà envoyées
La qualité d’une déclaration conditionne directement son exploitabilité par Tracfin. Une déclaration vague ou incomplète est moins utile et ne protège pas nécessairement mieux le déclarant en cas de contrôle ultérieur.
La saisie d’une déclaration initiale se fait en plusieurs étapes. L’étape suivante à ce stade d’avancement est la définition du contexte et du périmètre de la déclaration : type de déclaration (initiale ou complémentaire), nature du soupçon et contexte général.
La nature du soupçon concerne le cadre légal de la déclaration :
- soupçon de financement du terrorisme ;
- soupçon d’infraction pénale ;
- soupçon de fraude fiscale ;
- suite à un examen renforcé ;
- suite à une tentative d’opération.
Bon à savoir : il faut sélectionner au moins l’un des trois premiers items et compléter votre déclaration à l’aide des deux derniers items.
En sélectionnant l’un des items, de nouveaux champs apparaîtront afin de préciser la nature du soupçon.
Vous pouvez indiquer une référence interne afin de faciliter le suivi de votre déclaration.
Concernant le contexte général de la déclaration, différents champs apparaissent en fonction de votre activité. Vous devez les choisir selon le soupçon. En cochant certains champs, d’autres peuvent apparaître afin de préciser les données précédemment saisies.
Cela peut vous paraître complexe, mais il suffit de vous laisser guider par le formulaire qui a été revu afin de proposer une ergonomie adaptée en fonction du secteur du déclarant avec des modules spécifiques et des aides à la saisie (listes déroulantes et champs préremplis).
En outre, nous vous rappelons qu’il existe un guide utilisateur qui a le mérite de détailler chaque étape.
L’étape suivante vise à déclarer les personnes, les opérations et l’analyse des faits. Vous devez renseigner tous les champs relatifs aux personnes et les opérations financières suspectes qui les concernent.
Les objectifs de cette étape sont :
- identifier les personnes en lien avec la déclaration ;
- identifier les liens entre les personnes ;
- identifier les opérations financières suspectes qui les concernent ;
- décrire les fondements du soupçon à travers l’analyse des faits.
Bon à savoir : l’ajout d’au moins une personne et une opération est obligatoire, sachant que vous ne pourrez renseigner une opération qu’après avoir ajouté une personne.
Lorsque vous ajoutez des personnes, certains documents de vérification vont seront demandés :
- document d’identité ;
- données financières et fiscales ;
- éléments de notoriété défavorables ;
- journaux de connexion ;
- extrait KBIS et statuts.
Pour la déclaration des opérations, comme nous l’évoquions, le formulaire intègre des modules dédiés à certaines professions :
- pour les professions financières ;
- pour les établissements de monnaie électronique et établissements de paiement (hors transmission de fonds) ;
- pour la transmission de fonds ;
- pour l’assurance non-vie ;
- pour les prestataires de services sur actifs numériques ;
- pour les changeurs manuels ;
- pour les notaires et professions immobilières ;
- pour les avocats ;
- pour les experts-comptables et commissaires aux comptes ;
- pour les casinos et clubs ;
- pour les jeux en ligne et sous droits exclusifs.
Enfin, vous devrez rédiger l’analyse des faits. Elle sert à mettre en cohérence toutes les données que vous avez déclarées précédemment, sans rentrer dans le détail de ce que vous avez déjà indiqué ailleurs, en ajoutant toutes les informations complémentaires que vous n’avez pas pu renseigner avant.
Enfin, vous pouvez compléter votre déclaration en ajoutant un ou plusieurs documents (maximum 15), comme :
- des documents judiciaires ou réquisitions judiciaires ;
- des documents bancaires et opérations financières ;
- des documents fiscaux et douaniers ;
- des documents commerciaux ;
- des documents juridiques et actes authentiques ;
- etc.
Téléchargement et envoi de la déclaration de soupçon Tracfin
Une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire, il faut télécharger le récapitulatif de la déclaration de soupçon puis valider la déclaration.
Attention, pour rappel, vous n’avez plus accès à aucune donnée après validation et envoi de la déclaration. Le récapitulatif de votre déclaration de soupçon est la seule trace écrite à laquelle vous aurez accès. Il est donc fortement conseillé de télécharger ce document.
Petite spécificité, les avocats ne peuvent pas transmettre directement leur déclaration de soupçon à Tracfin. Celle-ci doit d’abord être validée par le bâtonnier du barreau. Si vous êtes concerné, vous devez alors sélectionner le bâtonnier compétent dans la liste déroulante.
Enfin, pour signer électroniquement et envoyer votre déclaration à Tracfin, il vous fait renseigner le numéro de télédéclarant à 12 chiffres fourni lors de la procédure d’inscription.
Les délais de déclaration et la confidentialité absolue
En ce qui concerne le délai, la déclaration doit être effectuée dès que le soupçon est constitué, sans attendre d’obtenir des explications supplémentaires du client, et sans retarder l’analyse dans l’espoir que la situation se clarifie d’elle-même. Attendre revient à prendre le risque d’un manquement à l’obligation légale.
Il faut également savoir qu’il est strictement interdit d’informer le client et/ou toute personne extérieure à l’organisation, y compris les associés ou partenaires de celui-ci, qu’une déclaration de soupçon a été effectuée, est envisagée ou qu’il fait l’objet d’une analyse interne à ce titre. C’est ce que l’on appelle la confidentialité absolue.
La violation de cette règle constitue une infraction pénale sanctionnée par l’article L. 574-1 du Code monétaire et financier (CMF).
Une exception limitée existe pour le partage d’informations entre entités appartenant au même groupe, sous réserve que les conditions strictes prévues par la réglementation soient respectées.
Déclaration de soupçon à Tracfin : et après ?
Déclarer un soupçon à Tracfin, c’est bien. Mais les démarches pour l’entreprise ne s’arrêtent pas là. On vous explique également ce qui se passe du côté de Tracfin.
Les suites données par Tracfin
Une fois la déclaration de soupçon transmise, Tracfin l’analyse et peut prendre trois directions :
- classement sans suite, si les données transmises ne permettent pas de caractériser une infraction suffisamment constituée ;
- transmission au parquet, si l’analyse de Tracfin révèle des indices sérieux d’infraction pénale ;
- demande d’informations complémentaires auprès du déclarant, dans le cadre du droit de communication de Tracfin (l’entité est alors tenue de répondre dans les délais impartis).
Bon à savoir : l’entité déclarante n’est pas informée des suites judiciaires données à sa déclaration. C’est une règle inhérente au fonctionnement du renseignement financier.
En revanche, la déclaration effectuée de bonne foi confère une immunité civile et pénale au déclarant, même si les faits s’avèrent ultérieurement non constitutifs d’une infraction. Cette protection est expressément prévue par l’article L. 561-22 du CMF.
Documenter et tracer la déclaration de soupçon
Comme nous le disions, il ne suffit pas de déclarer un soupçon à Tracfin, la gestion documentaire autour de la déclaration obéit à des règles précises. L’entreprise doit donc :
- conserver une copie de la déclaration transmise et l’ensemble des pièces ayant fondé le soupçon pendant 5 ans à compter de la date de déclaration ;
- ne pas mentionner l’existence de la déclaration dans le dossier client accessible aux collaborateurs opérationnels (risque de violation de la confidentialité absolue) ;
- tenir un registre interne des déclarations effectuées (et des situations examinées n’ayant pas donné lieu à déclaration) accessible au responsable LCB-FT uniquement. Ce registre démontre le bon fonctionnement du dispositif en cas de contrôle.
Déclaration de soupçon Tracfin : les erreurs fréquentes
Les erreurs dans la gestion des déclarations de soupçon sont rarement techniques. Elles sont le plus souvent comportementales, généralement le résultat d’une mauvaise compréhension du seuil de déclenchement ou d’une réticence à formaliser un soupçon.
Voici les erreurs les plus courantes et le risque associé :
| Erreur | Risque associé |
|---|---|
| Attendre la certitude avant de déclarer | Manquement à l’obligation légale |
| Informer le client de la déclaration ou de l’analyse en cours | Sanction pénale (non-respect de la confidentialité absolue) |
| Ne pas avoir désigné de déclarant Tracfin opérationnel | Non-conformité structurelle, déclaration impossible dans l’urgence |
| Rédiger une déclaration sans éléments factuels précis | Déclaration inexploitable par Tracfin |
| Renoncer à une opération sans déclarer pour éviter la formalité | Contournement de l’obligation, toute tentative doit aussi être déclarée |
| Mentionner la déclaration dans le dossier partagé | Violation du secret de la déclaration |
Déclarer un soupçon à Tracfin permet, certes, de s’acquitter d’une obligation légale, mais il s’agit surtout de protéger l’entreprise. Mais souvent, les entreprises hésitent de peur de se tromper. Il faut alors savoir qu’une immunité est accordée aux déclarants de bonne foi, même si le soupçon est déclaré non fondé à l’issue de la procédure. Il faut voir la déclaration de soupçon comme une information à analyser et à gérer, et non comme un sujet tabou que l’on préfère ignorer ou comme ne « traitrise ».
